שידור קבצי חשבוניות לרשתות שיווק (EDI) מפריוריטי ופריוריטי זום

רוב רשתות השיווק הגדולות דורשות מהספקים שלהן לשדר להן את החשבוניות במבנה קובץ בשם EDI לרשתות שיווק. המבנה הוגדר בעבר למשלוח חשבוניות ותעודות משלוח כדי לחסוך לרשת את הקלדת הנתונים.

יש רשתות שמקבלות את קבצי החשבוניות ותעודות המשלוח בזירות מסחר אלקטרוניות כמו סגמנט או דרך תווך של STORENEXT. בעזרת תוכנת פריוריטי זום  ניתן ליצור קובץ חשבוניות לרשתות שיווק.

בעזרת תוכנת ERP פריוריטי ניתן להפיק הן קובץ חשבוניות והן קובץ תעודות משלוח. יתכנו שינויים "בפירוש" הקובץ בין רשת לרשת ולכן מומלץ לבדוק אם הקובץ שנוצר ע"י פריוריטי ופריוריטי זום תואם את הדרישות של הרשתות מולן עובדים.

המאמר מתאר עבודה עם רשת שופרסל אך יכול להיות לעזר לרשתות אחרות.

צעדים מקדימים

את שלבים 1 ו 2 יש לבצע באופן חד פעמי לכל רשת לפני עבודה עם חשבוניות ותעודות משלוח.

1. יש לעדכן בתוכנה את המק"טים של רשתות השיווק כמק"ט לקוח.
   1. היכנסו למסך לקוחות (שיווק ומכירות >> לקוחות)
   2. הציגו את הלקוח המבוקש(רשת השיווק) .
   3. במסך בן מוצרים ללקוח הקלידו מול המק"ט של הארגון, בעמודה מק"ט לקוח את מק"ט רשת השיווק.
2. רשת השיווק מיוצגת ע"י ההנהלה כלקוח נפרד וכן לקוח נפרד לכל אחד מהסניפים. לקוח ההנהלה יוגדר כלקוח מרכז ובדרך כלל גם כלקוח משלם עבור כל לקוח שמייצג סניף.
   1. כדי להגדיר את פרטי ההנהלה או כל אחד מהסניפים, עמדו על מספר הלקוח במסך לקוחות  והיכנסו למסך הגדרות כספים ללקוחות בעזרת ההפעלה הישירה.
   2. היכנסו למסך הבן פרטי רשת שיווק וללשונית ממשק חשבוניות.
   3. עליכם לעדכן את השדות הבאים:
      מספרי כספק (רק בלקוח הנהלה): מספר הספק של הארגון ברשת השיווק. רשת מספר(רק בלקוח הנהלה): מספר הרשת, עבור שופרסל המספר הוא 00.
      סניף מספר(עבור לקוח המייצג סניף): מספר של הסניף אליו שולחים את הסחורה (בחשבוניות שופרסל הכוונה ל"מספר חנות") שם קובץ החשבוניות(רק בלקוח הנהלה): שם הקובץ שיופק לאחר הפעלת הממשק ואותו יש לשלוח לרשת השיווק. שופרסל מבקשים שהקובץ  יקרא excel.txt.

רשתות השיווק מאשרות את קבלת הסחורה ע"י הנפקת בול. בול הוא מספר המייצג את מספר תעודת המשלוח של הארגון בתעודה שהוקלדה ברשת השיווק. את מספר הבול יש לעדכן בתעודת המשלוח הסופית בפריוריטי או פריוריטי זום, כדי שיופיע בקובץ החשבוניות.

לאחר הקלדת תעודות המשלוח בצורה הרגילה, יש לעדכן להן את מספר הבול.

1. היכנסו למסך שינויים בתעודת משלוח סופית (ניהול מלאי >>תנועות מלאי >> תנועות מלאי מכירות).
   1. הציגו את התעודה שעלייה קיבלתם מספר בול.
   2. בעמודה מס בול עדכנו את מספר הבול שקיבלנו מהרשת שיווק לאותה ת.משלוח.
   3. צאו מהמסך לאחר שעדכנתם את כל מספרי הבול לתעודות.

הפקת החשבוניות

דגשים להכנת חשבוניות מרכזות לפי תעודות משלוח

1. הכינו חשבוניות רק עבור תעודות משלוח שבהן קיים מספר בול
2. אל תוסיפו שורות לחשבונית באופן ידני. כל השורות חייבות לבוא אך ורק מתעודות המשלוח

הפקת קובץ החשבוניות בעזרת ממשק חשבוניות לרשתות שיווק

הפעילו את התוכנית ממשק חשבוניות לרשתות שיווק (כספים >> מכירות כספים >>חשבוניות מכירות >> חשבוניות מרכזות).

1. בחרו את תאריכי החשבוניות שברצונכם לכלול בקובץ שיופק ע"י הממשק טווח התאריכים חייב לכלול חודש אחד ולחצו על אישור.
2. במידה והופיע דו"ח שגיאות, עליכם לתקן את השגיאות ולהפיק קובץ חדש.
3. לפני הפקת קובץ חדש, עליכם לעדכן את התוכנה שהחשבוניות לא נפרקו לקובץ ע"י מחיקת הסימון מהשדה "ממשק EDI" עבור כל חשבונית במסך "עדכוני פרטים לחשבוניות" (כספים >> מכירות כספים >> חשבוניות מכירות).
4.  קובץ החשבוניות נמצא בתיקיית zoom/system/load.
5. ניתן לשלוח את הקובץ בדואר אלקטרוני לרשת השיווק, מומלץ לבדוק שהוא לא מגיע משובש ע"י משלוח לבדיקה בפעם הראשונה.