1. פעולות לביצוע במהלך דצמבר 2010
הגדרת שנת הכספים החדשה
יש להגדיר את שנת הכספים 2011 במסך שנות כספים כספיות. במסך הבן תקופות בשנת כספים תיפתחנה אוטומטית 12 תקופות .
כדי לאפשר למשתמשים לרשום תנועות יומן לחודש ינואר, יש להריץ את התוכנית פתיחת תקופה לתקופה הראשונה בשנת .2011
מספור תעודות
מספרי התעודות במערכת נקבעים על בסיס שנתי. לפיכך, כהכנה לשנת הכספים יש לאתחל את מספרי התעודות על ידי הרצת התוכנית הכנת תבניות מספר לתעודות לשנת 2011.
שים לב: החל מגרסה 14, בסימון העמודה קידומת לפי שנה קודמת בקלט התוכנית, ניתן להשתמש בקידומות התעודות שנקבעו בשנה הקודמת.
ניתן לשנות את הקידומות הניתנות אוטומטית ע"י המערכת במסך מספרי תעודות.
לאחר שמופקות תעודות עם המספור החדש, לא ניתן לשנות יותר את תבנית המספור. לכן, יש לבדוק בקפידה את תבניות המספור לפני התחלת רישום תעודות. יש לוודא שסוגי תעודות דומים לא יתחילו באותו מספר (לדוגמא: חשבוניות מרכזות וחשבוניות מס), ושרוחב המספר מספיק עבור הקידומת, המספור ההתחלתי והכמות הצפויה של תעודות שתופקנה.
הערות:
- ניתן להיעזר ב- אשף אתחול תעודות כספיות.
- במסך סניפים, מזהה הסניף צריך להירשם בספרות כך שמספרי התעודות יתאימו לשידור בממשק מע"מ החדש.
2. פעולות לביצוע ב 31.12.10 (יום שישי)
הערה: בארגונים בהם לא עובדים בימי שישי, ניתן לבצע את ההנחיות הבאות ביום חמישי ( 30.12.10 ), בסוף יום העבודה.
השוואת תכולת קופה ליתרת הקופה
- יש לערוך השוואה בין:
- התכולה בפועל
- התכולה כפי שנרשמה בתכולת קופה, מסך הבן של קופות
- היתרה בכרטיס הקופה בהנח"ש
- יש להפיק דו"חות של תכולת קופה בסוף אותו יום כדי לקבל את הרכב יתרת הקופה נכון ליום 31.12.10
חשוב: כדאי לשמור עותקים של דו"חות אלה – לא יהיה ניתן להוציא פירוט זה לאחר מכן!
הפקת דו"חות נוספים
דו"חות נוספים שנכונים רק ליום ההפקה ולכן יש להפיקם ביום 31.12.10:
- דו"חות בתפריט דו"חות ת.משלוח/ק.שרות שלא חויבו**
- סחורה שנתקבלה וטרם חויבה
- תשלומי קרן לפי שנים (למשתמשי מודול הלוואות)
- המחאות דחויות בבנק שטרם נפרעו
- בנתיב כספים < מכירות כספים > דו"חות מכירות (כספים) > דו"חות בקרה.
3. פעולות לביצוע בתחילת שנת 2011
העברת יתרות פתיחה
הרץ את התוכנית העברת יתרות פתיחה.
הערה: בכל מקרה יש להפעיל את התוכנית ב 2.1.2011- וניתן להריץ תוכנית זו פעמים נוספות ככל שנדרש, בכל פעם שנרשמות תנועות יומן נוספות בשנת הכספים הקודמת, והיתרה תתעדכן בהתאם.
4. FAQ למעבר שנה
| בעיה | פתרון |
| מערכת | |
| לא ניתן לפתוח תעודות ביום 1.1.2011,או אחורה לשנת 2010. | יש להגדיר במסך שנות כספים את שנת 2011. יש להריץ תכנית הכנת תבניות מספר לתעודות. יש לבדוק במסך סוגי תעודות מלאי/ הגדרות לתעודות כספית אם צוינה מגבלה של מספר ימים קדימה/אחורה לסוג התעודה. |
| מלאי | |
| איך מבצעים ספירת מלאי? | ניתן להיעזר ב- אשף ספירת מלאי ובסרטון הדרכה בנושא ספירת מלאי. |
| איך ניתן לאשר את כל שורות ספירת המלאי יחד? | ניתן להעזר בתכנית בהפעלה ישירה מהמסך אישור הספירה. |
| איך מפיקים דוחות ערך מלאי? | הדוחות נמצאים בתפריט כספים <תמחיר מסחרי < דוחות ערך מלאי. |
| איך מונעים מכל משתמש להקליד תנועות מלאי בשנת 2010? | יש לרשום צובר מלאי עבור ה 31- בדצמבר, 2010. |
| נרשמו תנועות מלאי בשנת 2010 לאחר שיש כבר טופס ספירת מלאי לשנת 2010. היתרה בדוחות המלאי לא מתאימה לכמות שהוקלדה ככמות שנספרה. | יש לוודא ששורות ספירת המלאי לא מסומנות לאישור. לאחר מכן יש להריץ הכנה חוזרת לספירת מלאי, שתעדכן את העמודה כמות מחושבת בספירת המלאי החדשה שתפתח. |
| כספים | |
| איך מונעים מכל משתמש חוץ מרואה החשבון להקליד פקודות יומן בשנת 2010? | יש לסגור כל תקופה ב- 2010, ולרשום את רואה החשבון במסך מורשים לעבודבתקופה סגורה (מסך בן של תקופות בשנת הכספים, שהוא עצמו מסך בן של שנות כספים). |
| לא ניתן לרשום תנועת יומן בספרים בשנת 2011. | יש להגדיר שנת הכספים במסך שנות כספים. יש להריץ פתיחת תקופה עבור התקופה לה שייכת תנועת היומן. |
| יתרת כרטיס הקופה אינה מתאימה לתכולת הקופה. | נובע בד"כ מתנועות יומן ידניות שנרשמו לכרטיס הקופה. הפקת הדוח בדיקת קופה תצביע על תנועות היומן הבעייתיות. |
| היתרה במאזן בוחן שונה מסיכום תנועות הכרטיס. | יש לבצע העברת יתרות פתיחה לשנה החדשה.אם הבעיה לא נפתרה, עבור לפתרון הבא: |
| מאזן בוחן לא מאוזן. | יש להריץ תכנית עדכון יתרות בחשבונות לשנת 2010 ולאחר מכן להריץ בשנית את העברת יתרות פתיחה לשנת 2011 אם הבעיה לא נפתרה: יש להריץ את הדוח בדיקת פקודות יומן. |
| כרטיס תוצאתי לא מראה יתרה אפס בתחילת שנה. כרטיס מאזני התאפס בטעות. | לכרטיס מקושר סעיף מאזן/רו"ה לא נכון במסך חשבונות ראשיים. בדוק את השיוך המאזני של הכותרת בה מופיע הסעיף, ושנה בהתאם. אח"כ בצע שוב העברת יתרות פתיחה ל 2011. |
| כיצד לרשום תעודות/פקודות יומן עבור שנת 2010. | התוכנה מאפשרת לעבוד במקביל על רישום פקודות והוצאת תעודות לשנת 2010. יש לבצע מדי פעם העברת יתרות פתיחה לשנת 2011כדי לעדכן את היתרה. |
| איך בודקים הרכב יתרת כרטיס לסוף שנה? | ניתן להיעזר בדוח תנועות פתוחות לתאריך. |
| כיצד מבצעים רישום פחת רכוש קבוע? | ניתן להיעזר ב- אשף רכוש קבוע. |
5. שינויים בממשק PCN874 למלכ"רים ומוסדות כספיים
לפי הנחיות מע"מ, בשנת 2011 נדרשים מלכ"רים ומוסדות כספיים להעביר דיווחים מקוונים למע"מ בקובץ במבנה PCN874.
בתאריך 25/10/10 התפרסמו ע"י מע"מ הנחיות בנושא זה, הכוללות גם שינויים בתוכן הקובץ. חברת אשבל פרסמה קובץ עדכון למהדורה 14, התומך בהנחיות החדשות.
לארגון מסוג מלכ"ר או מוסד כספי, יש לבצע את הפעולות הבאות:
- לוודא שמותקנת גרסה 14 של התוכנה: כדי לבדוק את הגרסה הנוכחית: מהתפריט העליון עזרה, יש לבחור באפשרות אודות .Priority/Zoom בחלון שייפתח, פרטי הגרסה הנוכחית יוצגו בשורה התחתונה.
אם נדרש לשדרג לגרסה 14, הנחיות לבצוע עדכון הגרסה ניתן למצוא במרכז הלקוחות באתר אשבל. - להוריד מ- תוספות למהדורה (במרכז הלקוחות באתר אשבל) את התוספת דו"ח מע"מ למלכ"רים ומוסדות כספיים, ולהריצה ישירות ממחשב השרת (בלחיצה כפולה על שם הקובץ).
הערה: משך התקנת התוספת הוא כ 15- דקות, בהן לא ניתן לעבוד במערכת.
- להיכנס למסך נתוני החברה ולציין בעמודה סוג דו"ח למע"מ את הערך 6 ("מלכ"ר או מוסד כספי").
הערה: הסבר על אופן העבודה שלמלכ"רים עם מע"מ ניתן למצוא ברשימת ה- FAQ (במרכז הלקוחות באתר אשבל), תחת השאלה: מהן הדרישות ממלכ"ר לצורך דיווח בממשקPCN874.
6. דיווח למע"מ עבור חשבוניות באיחוד עוסקים
חשבוניות המונפקות עבור חברה אחרת, כשהחברה המנפיקה והחברה המקבלת מדווחות למע"מ במסגרת אותו איחוד עוסקים, אינן אמורות להיות מדווחות למע"מ בדיווח החודשי.
פעם בשנה, על כל חברה באיחוד העוסקים להגיש דו"ח למע"מ המציג את היקף הפעילות בתוך האיחוד ומחוצה לו.
ככלי עזר למילוי הנתונים באתר של מע"מ, ניתן להפיק ב- Priority/Zoom דו"ח מע"מ – איחוד עוסקים.
על מנת להפיק דו"ח זה באופן תקין ובמועד הנדרש, אנו ממליצים כבר עכשיו לבצע את ההגדרות המתאימות במערכת שלכם.
הערה: הסבר מפורט על הנושא ניתן למצוא ברשימת הFAQ – (במרכז הלקוחות באתר אשבל), תחת השאלה: כיצד ניתן להפיק דו"ח למע"מ המציג את היקף העסקאות במסגרת איחוד עוסקים.
7. גיבוי המערכת
חשוב ביותר לבצע באופן מסודר גיבויים יומיים של בסיס הנתונים שלך לוודא את תקינותם על ידי שחזור, ולשמור את קלטות הגיבוי במקום בטוח ומוגן (למשל, בביתך או בבית אחד המנהלים).
איש לא יוכל לעזור לך במקרה שנשרף לך השרת או שגונבים לך אותו.
אם הנתונים שלך אינם מגובים על קלטת גיבוי, אתה עלול לאבד הכול!
הנחיות לגיבוי ניתן למצוא בספריית התעוד ב-מרכז הלקוחות באתר אשבל, תחת הנושא מנהל המערכת.
