רשימות מאשרים

עבודה עם רשימת מאשרים בתוכנת פריוריטי מאפשרת לנהל מערך אישורים היררכי לתעודות. לכל רשימת מאשרים אפשר להגדיר מספר משתמשים מאשרים לפי מדרגות אישור.

לכל סוג תעודה אפשר להגדיר מספר רשימות מאשרים לפי הצורך ולהגדיר לכל רשימה מאפיינים שונים הייחודיים לה.

בתעודות עם סכום אפשר לייצר רשימת מאשרים היררכית לפי מדרגות סכומים ובמטבעות שונים. בדרך כלל, ככל שמדרגת הסכום גבוהה יותר, כך המשתמש שיוקצה למדרגת הסכום יהיה בכיר יותר.

הגדרת סטטוסים

בחברות שעובדות עם תרשים לניהול תהליך (BPM) שבו מוגדרים תנאי מעבר בין הסטטוסים, יש להקפיד ולשלב סטטוסים אלה בניהול התהליך של התעודה: סטטוס מחכה לאישור, סטטוס בדחיית תעודה וסטטוס תעודה לאחר אישור.

נוודא שבניהול התהליך BPM לתעודה סטטוסים המיועדים לכך.

 הגדרת תפקידים

שלב זה רלוונטי לחברות שרוצות לעבוד עם רשימות מאשרים עם מדרגות אישור. המבוססות על תפקידים ולאו דווקא עם הגדרת משתמש מאשר מסוים.
יש לציין שאופציה זו מאפשרת אישור כפול מאותו משתמש , כלומר בשלבים שונים של מדרגות האישור

הגדרת רשימת מאשרים

כדי להגדיר רשימת מאשרים נכנס למסך רשימות מאשרים בנתיב מנהל מערכת > תחזוקת מערכת>תחזוקה שוטפת> תחזוקת רשימות מאשרים.

במסך זה נגדיר וננהל את רשימות המאשרים של כל התעודות.

אישור תעודות באימייל

כאשר מנהלים אישורים להזמנות רכש או דרישות רכש, אפשר לדחות או לאשר את התעודה ישירות מתוך האימייל שנשלח למאשרים.

בגרסה החדשה נוסף חידוש לאישורים תעודות במייל לאישור דרישת רכש או הזמנת רכש.

תהליך עבודה עם רשימת מאשרים בתוכנת פריוריטי:

התחלת תהליך האישורים

1. נפתח תעודה ונעדכן פרטים לפי הצורך.
2. חברות שעובדות עם כמה רשימות מאשרים לתעודה ורוצות להשתמש במנגנון האוטומטי של המערכת לאיתור רשימת המאשרים המתאימה ביותר לתעודה לפי מאפיינים, ישאירו את השדה רשימת מאשרים ריק.
3. לחלופין, אפשר לבחור רשימה בצורה ידנית. במקרה זה המערכת מבצעת בדיקה שלא קיים מאפיין סותר בין רשימת המאשרים לתעודה.
4. בסיום, נשנה את סטטוס התעודה לסטטוס המסומן בתיבה מחכה לאישור. עם שינוי הסטטוס, המסמך יתחיל את סבב האישורים.

תהליך האישור

המשתמש המאשר יכול לאשר את התעודה באחת מהדרכים הבאות:

1. לחיצה על כפתור אישור על גבי האימייל שנשלח אליו, המכיל את פרטי התעודה.
2. הפעלת התוכנית אישור [התעודה] (לדוגמה, אישור הזמנת רכש) מרשימת הפעולות במסך התעודה לאישור.
3. סימון התיבה אישור במסך הבן אישור הזמנת [התעודה].

דחיית תעודה

המשתמש המאשר יכול לדחות את התעודה באחת מהדרכים הבאות:

1. לחיצה על כפתור דחייה על גבי האימייל שנשלח אליו, המכיל את פרטי התעודה.
2. הפעלת התוכנית דחיית [התעודה] מרשימת הפעולות במסך התעודה (לדוגמה, דחיית הזמנת רכש). בעת הפעלת התוכנית, המשתמש יכול לרשום את סיבת הדחייה. טקסט זה יירשם במסך הבן סיבת דחיית המסמך.
3. דחייה ידנית של התעודה הכוללת:
   • עדכון סיבת הדחייה במסך הבן סיבת דחייה [תעודה].
   • העברת סטטוס המסמך לסטטוס המסומן בתיבה סטטוס בדחיית [תעודה].

זקוקים לייעוץ, הטמעה או שירותי תמיכה בתוכנת פריוריטי? אתם מוזמנים לפנות אלינו לפריוריטי גורו ואנחנו נדאג לאפיין, לייעץ, לפתח וליישם עבורכם כל תוספת שתצטרכו כדי שהארגון שלכם יעבוד בצורה יעילה ומושלמת.