מרכז רווח

מרכז רווח הוא יחידה ארגונית שבה אפשר לרשום הכנסות ועלויות ישירות ועקיפות. לדוגמה, אפשר להגדיר כל מחלקה בחברה כמרכז רווח, ולהשוות את רווחיותן. לחילופין, אפשר להגדיר קווי ייצור, או לקוחות מרכזיים, כמרכזי רווח.

מרכז עלות

מרכז עלות מייצג סוג של הוצאה (לדוגמה, דמי שכירות, ביטוח, מסים) שיש לחלקה בין מרכזי הרווח כדי לקבל תמונה מדויקת של רווחיותם. הוצאות אלו נקראות עלויות עקיפות, והן מועמסות על מרכזי הרווח באופן יחסי.

כל מרכז רווח חייב להיות משויך לאחד מחמישה חתכים. כל חתך כולל סוג אחר של מרכזי רווח, שבאמצעותם אפשר לנתח את רווחיות החברה מכמה זוויות שונות.

בדומה לזה, מרכזי העלות נחלקים גם הם לחתכים, לפי חתכי מרכזי הרווח שעליהם מועמסות ההוצאות הרשומות בהם.

• הגדרת מרכזי הרווח במערכת נעשית במטרה לנתח את הפעילות בחברה בהיבט ניהולי שהוא לא בהכרח פיננסי או לוגיסטי (למשל, הכנסות והוצאות בארגון בהיבט מחלקתי או חטיבתי בארגון). כל פעילות שבסיסה הכנסה או הוצאה של מוקד כזה או אחר תקושר למרכז רווח רלוונטי.
• פעילות של עלות עקיפה או הכנסה עקיפה שלא שייכת למרכז רווח ספציפי תקושר למרכז עלות אשר ידע לפצל את הסכום למרכזי רווח שונים לפי מקדמי ההעמסה מוגדרים מראש.

הקמת מרכזי רווח בפריוריטי

לפני הגדרת מרכזי הרווח, מומלץ לתכנן את החתכים למרכזים, כדי להתאים את מספרי מרכזי הרווח למספר החתך הרצוי .

כל חתך כולל סוג אחר של מרכזי רווח, שבאמצעותם אפשר לנתח את רווחיות החברה מכמה זוויות שונות. בדומה לזה, מרכזי העלות נחלקים גם הם לחתכים, לפי חתכי מרכזי הרווח שעליהם מועמסות ההוצאות הרשומות בהם.

נכנס למסך מסך מרכזי רווח, נגדיר קוד מרכז רווח ותאור מרכז רווח ונקשר את מרכז הרווח לקוד חתך.

הקמת מרכזי עלות בפריוריטי

לכל חתך של מרכז רווח חייב להיות חתך תואם של מרכז עלות, גם אם אותם מרכזי עלות נמצאים בשימוש בכל חתך; זאת משום שיש לטפל בנפרד בהעמסה של כל מרכז עלות על כל חתך של מרכז רווח. עקב כך, אם מתכוונים לחלק את אותן עלויות עקיפות למרכזי רווח בחמשת חתכי הרווח השונים, יש להגדיר את מרכז העלות חמש פעמים, פעם אחת לכל חתך רווח.

ניכנס למסך מרכזי עלות עקיפה , נגדיר קוד מרכז עלות עקיפה ותאור מרכז עלות ונקשר את מרכז העלות העקיפה לקוד חתך.

הגדרת אופני העמסה של עלויות עקיפות בפריוריטי

עבור כל מרכז עלות עקיפה יש להגדיר את אופן העמסת העלויות על מרכזי הרווח.

עלויות העקיפות יכולות להתחלק בין מרכזי הרווח במספר אופנים:

• לפי מקדמי ההעמסה: לכל מרכז רווח נרשם ערך מספרי, אשר קובע את החלק היחסי שלו בעלות העקיפה.
• לפי הכנסות ישירות: העלות העקיפה נחלקת בין מרכזי הרווח לפי יחס ההכנסות בפועל של כל מרכז רווח.
• לפי הוצאות ישירות: העלות העקיפה נחלקת בין מרכזי הרווח ביחס ישיר להוצאות הישירות שלהם (לדוגמה, חשבוניות רכש). שיטה זו שימושית אם ישנו יחס פשוט בין העלויות הישירות והעקיפות.
• לפי הוצאות ישירות משוקללות: העלות העקיפה נחלקת בין מרכזי הרווח לפי צירוף של מקדמי העמסה והוצאות ישירות.

נכנס למסך אופני העמסה לעלויות עקיפות. במסך ישנם עשרה אופני העמסה המוגדרים מראש: חמישה לפי מקדמי העמסה וחמישה לפי הוצאות ישירות.

הגדרת קישורים אוטומטיים למרכזי רווח ועלות בפריוריטי

אפשר להגדיר שמרכזי רווח או עלות יופיעו בתעודות התנועה באופן אוטומטי, על ידי קישורם מבעוד מועד לחשבונות ראשיים, מחסנים, משפחות מוצר בהנה"ח, משפחות בתוך מחסנים, סוגי לקוח, פרויקטים מסוימים ו/או סניפים.

קישור מרכזי רווח ועלות עקיפה לשורות של תעודות לוגיסטיות וכספיות

כאשר מרכזי רווח/עלות מוקצים מראש (למשל, לפי מחסן, סוג לקוח, פרויקט), הם מופיעים אוטומטית בשורות ההתעודה. אולם, אפשר גם להקצותם ידנית במסכי הפירוט של כל התעודות הלוגיסטיות והכספיות הרלוונטיות.

הפקת דו"חות וניתוח מרכזי רווח ועלות

ברגע שמרכזי הרווח/עלות קושרו לתנועות, אפשר לחשב את העמסת העלויות העקיפות על מרכזי הרווח, ולצפות בתוצאות ההעמסה באמצעות מגוון דו"חות.

לפני הפקת דו"חות, יש להפעיל את התוכנית חישוב הוצאות למרכזי רווח. תוכנית זו תחשב את חלוקת ההוצאות לפי מקדמי עלות כפי שקושרו בתעודות הכספיות השונות.

אפשר להפיק את הדו"חות מהתפריטים דו"חות מרכזי רווח ודו"חות מרכזי עלות בנתיב כספים > מרכזי רווח ועלות עקיפה.

זקוקים לייעוץ, הטמעה או שירותי תמיכה בתוכנת פריוריטי? אתם מוזמנים לפנות אלינו לפריוריטי גורו ואנחנו נדאג לאפיין, לייעץ, לפתח וליישם עבורכם כל תוספת שתצטרכו כדי שהארגון שלכם יעבוד בצורה יעילה ומושלמת.

הפוסט עבודה עם מרכזי רווח ומרכזי עלות בפריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

התהליך על מנת לרשום חשבונית עצמית:

1. במסך סוגי תנועות יומן (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > סוגי תנועות יומן) יש לשלוף את הקוד חע (חשבונית עצמית) שישמש לרישום החשבונית העצמית בספרים, לפי הדוגמה המצורפת.

2. יש לוודא שכל החשבונות שיושפעו מהחשבונית העצמית מופיעים במסך הבן, תבנית התנועה. ובמידת הצורך, לקשר את החשבונות הרלוונטיים.

3. יש להיכנס למסך ספקים (נתיב: רכש > ספקים), להגדיר את הספק עבורו מוציאים את החשבונית העצמית ולסמן עבורו את התיבה שינוי שם (בלשונית פרטים נוספים).

4. יש להיכנס למסך הגדרות כספים לספקים (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים) ולשלוף את הספק לו רושמים חשבונית עצמית. בשדה סוג תנועה – זיכוי מהספק (בלשונית חשבונית ספק), יש לרשום את סוג התנועה חע .

5. באותו מסך, יש לרשום בשדה מס. עוסק מורשה את מספר העוסק המורשה של החברה (שמוציאה את חשבונית העצמית) ובשדה מס. זהות/תיק במס הכנסה (בלשונית ניכוי מס במקור) יש לרשום את מספר תעודת הזהות של הספק.

6. יש להיכנס למסך חשבוניות לחיוב ספק (נתיב: כספים > רכש (כספים) > חשבוניות רכש > חשבוניות לחיוב ספק), ולרשום את פרטי החשבונית העצמית.

7. בשדה ספק, יש לרשום את מספר הספק שהוגדר (במסך ספקים), ולשנות את השם בשדה שם ספק לשם החברה שמוציאה את החשבונית.
החשבונית תוגדר כחשבונית זיכוי (C) ובשדה סוג תנועה (בלשונית אסמכתאות) סוג התנועה חע תירשם אוטומטית.

8. במסך הבן פירוט חשבונית, יש לבחור את המק"ט הרלוונטי, לרשום את הכמות ואת המחיר ליחידה, ולוודא שמופיע חשבון לחיוב ההוצאה בשדה חשבון. במידת הצורך יש לבחור את החשבון המתאים.

זקוקים לייעוץ, הטמעה או שירותי תמיכה בתוכנת פריוריטי? אתם מוזמנים לפנות אלינו לפריוריטי גורו ואנחנו נדאג לאפיין, לייעץ, לפתח וליישם עבורכם כל תוספת שתצטרכו כדי שהארגון שלכם יעבוד בצורה יעילה ומושלמת.

הפוסט חשבונית עצמית בפריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

הכנת תשלום בהמחאה על סמך חשבונית/חשבוניות רכש שהוקלדו בפריוריטי

• ניכנס למסך תשלום בהמחאות ונמלא את הנתונים בשדות חשבון הספק וחשבון הבנק.
• אם התשלום הוא בגין חשבונית רכש, ניכנס למסך הבן סימון חשבוניות לתשלום ונסמן את התיבה לשלם עבור כל שורת חשבונית שנרצה לשלם בהמחאה זו.
• במסך הבן פירוט התשלום נציין את סכום התשלום.
• נחזור למסך האב ונשנה את סטטוס ההמחאה למאושרת.
• נפעיל את התוכנית סגירת המחאה מתפריט הפעולות.
• נפעיל את התוכנית הדפסת המחאות עם תצוגה מקדימה מרשימת הפעולות ונבחר בתבנית הרצויה.

הכנת תשלום בהעברה בנקאית/כרטיס אשראי על סמך חשבונית/חשבוניות רכש שהוקלדו בפריוריטי

• ניכנס למסך תשלום בהעברות בנקאיות/כרט' אשראי ונמלא את השדות חשבון הספק וחש. בנק/אשראי.
• לתשלום בכרטיס אשראי, נרשום:

1. קוד תנאי תשלום, המגדיר את תנאי התשלום עבור ספק זה.
2. תשלום ראשון, אם התשלום פוצל למספר תשלומים. עם מילוי שדה זה, השדה סכום כל תשלום נוסף יתמלא אוטומטית, עם סכומם של כל אחד מהתשלומים הנוספים (על התשלום הראשון).

אם התשלום הוא בגין חשבונית רכש, ניכנס למסך הבן סימון חשבוניות לתשלום. בכל שורת חשבונית המיועדת לתשלום בהעברה בנקאית נסמן את התיבה לשלם.

• ניכנס למסך הבן פירוט התשלום ונבדוק את הסכומים לתשלום.
• נחזור למסך האב ונשנה את סטטוס התשלום למאושרת.
• נפעיל את התוכנית סגירת העברות בנקאיות ונעלה את כל התשלומים אותם נרצה לסגור כעת ונצא מהמסך.
• כדי לסגור תשלום יחיד בהעברה בנקאית/כרטיס אשראי, ניכנס למסך תשלום בהעברות בנקאיות/כרט' אשראי ונפעיל את התוכנית סגירת העברה בנקאית מתפריט הפעולות.

הדפסת אישורים לבנק ולספק בפריוריטי

• ניכנס למסך תשלום בהעברות בנקאיות/כרט' אשראי ונאתר את התשלום המיועד להדפסה.
• נפעיל את התוכניות הדפסת העברה בנקאית – מכתב לספק והדפסת העברה בנקאית – מכתב לבנק מתפריט הפעולות.

הכנה מרוכזת של תשלומים בהמחאות/העברה בנקאית/כרטיס אשראי לספקים על סמך חשבוניות רכש שהוקלדו בפריוריטי

שלב א: סימון חשבוניות לתשלום אוטומטית בפריוריטי

1. ניכנס למסך סימון חשבוניות לתשלום ונעלה את כל החשבוניות שטרם שולמו.

2. לכל חשבונית שאין צורך להכין עבורה הוראת תשלום כעת, נסמן את התיבה בבדיקה.

3. כדי לסמן קבוצה של חשבוניות לתשלום, נפעיל את התוכנית סימון חשבוניות לתשלום. נבחר את מספר חשבון הספק שנרצה לסמן לצורך הכנת הוראות תשלום ונציין את טווח התאריכים להגדרת החשבוניות שיסומנו.

4. נפעיל את התוכנית הכנת תשלומים ונלחץ על המשך.

בחלון הקלט שנפתח, נבחר את תת החברה שעבורה נרצה להכין תשלומים, או נשאיר את ערך ברירת המחדל 000, ונלחץ על אישור.
נבחר את חשבון הבנק/כרטיס האשראי של החברה שממנו יוכנו התשלומים ונציין את תאריך התשלום.
בשדה אופן הפעלה נבחר הכנה וסגירה כדי שהתוכנית תסגור את תעודת התשלום שתפתח.  נבחר את מטבע התשלום ולאחר מכן, נלחץ על אישור.

• נפעיל את התוכנית סגירת תשלומים בהמחאות כדי לסגור תשלומים בהמחאה, או את התוכנית סגירת העברות בנקאיות, כדי לסגור תשלומים בהעברה בנקאית או כרטיס אשראי.

במסך שנפתח על ידי התוכנית, נעלה את כל התשלומים הממתינים לסגירה.אם יש תשלום מסוים שאותו לא מעוניינים לסגור כעת, ננקה את השורה של אותו תשלום מהמסך.
נצא מהמסך. התוכנית תסגור את כל רשומות התשלומים שהופיעו במסך.

5. נפעיל את תוכנית ההדפסה המתאימה.
בשדה החל ממספר מופיע אוטומטית מספר ההמחאה הראשונה שיודפס (לפי הערך בשדה המחאה הבאה להדפסה במסך חשבונות בנק). אפשר לשנותו לפי הצורך.בשדה מספר המחאות מקסימלי, נרשום את מספר ההמחאות שיודפסו.

הכנת המחאות/העברות בנקאיות/תשלומים בכרטיס אשראי עבור תשלומים שווים (שלא על סמך חשבונית)

1. נפעיל את התוכנית הכנת תשלומים ללא חשבונית.

נבחר את הספק שעבורו פותחים תשלומים, נרשום את מספר התשלומים המבוקש בשדה מספר תשלומים, ואת הסכום לכל תשלום בשדה סכום כל תשלום.
בשדה תאריך תשלום ראשון נרשום את התאריך שבו ישולם התשלום הראשון. ברירת המחדל היא התאריך של היום, אך אפשר לשנותו.
בשדה תדירות (בחודשים) נרשום את התדירות בחודשים, שבה יוכנו התשלומים.
בשדה אופן תשלום נבחר את אופן התשלום הרצוי. בחירה באפשרות המחאה תרשום את התשלומים במסך תשלום בהמחאות. בחירה באפשרות העברה בנקאית תרשום את התשלומים במסך תשלום בהעברות בנקאיות/כרט' אשראי.
בשדה חשבון בנק משלם נרשום את מספר חשבון הבנק/כרטיס אשראי של החברה שממנו יבוצעו התשלומים לספק. בשדה פרטים אפשר לרשום הערה קצרה, שתופיע בתעודת התשלום.

2. נפעיל את התוכנית סגירת תשלומים בהמחאות כדי לסגור תשלומים בהמחאה, או את התוכנית סגירת העברות בנקאיות, כדי לסגור תשלומים בהעברה בנקאית או כרטיס אשראי.
במסך שנפתח על ידי התוכנית, נעלה את כל התשלומים הממתינים לסגירה.
אם יש תשלום מסוים שאותו לא מעוניינים לסגור כעת, ננקה את השורה של אותו תשלום מהמסך.
נצא מהמסך. התוכנית תסגור את כל רשומות התשלומים שהופיעו במסך.

3. נפעיל אחת מתוכניות ההדפסה הבאות: הדפסת המחאות על דף חלק /הדפסת המחאות עם תצוגה מקדימה.

זקוקים לייעוץ, הטמעה או שירותי תמיכה בתוכנת פריוריטי? אתם מוזמנים לפנות אלינו לפריוריטי גורו ואנחנו נדאג לאפיין, לייעץ, לפתח וליישם עבורכם כל תוספת שתצטרכו כדי שהארגון שלכם יעבוד בצורה יעילה ומושלמת.

הפוסט תשלומים לספקים בפריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

מודול תיקי יצוא מאפשר שיוך של חשבוניות ספק (או שורות חשבוניות ספק) בגין עלויות יצוא לחשבוניות המכירה המתאימות. השיוך מאפשר לשקף את הרווחיות האמיתית של המכירה.

על מנת להתחיל לעבוד עם תיקי יצוא יש להכין את התשתיות הבאות

1. מוצרי עלויות נלוות (הובלה ,ביטוח וכ').
   יש לפתוח פריטי עלות , נשים לב שהדגל מנוהל מלאי לא מסומן והדגל שינוי תיאור מסומן .
   במסך הגדרות כספים למסכים בלשונית הגדרות יבוא בעמודה אופן העמסה יש לבחור את אופן ההעמסה המתאים לאותו מוצר עלות.
2. הגדרת הנתון הרלוונטי לאופן ההעמסה במוצרים הנמכרים.

במסך הגדרות כספים למוצרים בלשונית הגדרות יבוא יש לבחור באחת האפשרויות הבאות, לפי אופן ההעמסה שהוגדר בפריטי העלות: נפח, משקל או מחיר.

• הגדרת עלויות יבוא/יצוא תקן למוצרים נמכרים ברמת משפחת מוצר, ברמת הפריט וברמת ספק.
• הקמת חברות השילוח כספקים.

פתיחת תיק יצוא בפריוריטי

במסך תיקי יצוא יש למלא את הפרטים הרלוונטיים : תאריך, לקוח, מטבע, הזמנה, חברת שילוח מספר רשימון ותאריך רשימון ,הובלה וסטטוס .

קישור חשבוניות ספק לתיק יצוא
במסך חשבוניות ספק, בלשונית אסמכתאות, יש לציין בעמודה תיק יבוא/יצוא את מספר תיק היצוא המתאים.

קישור חשבוניות לקוח לתיק יצוא בפריוריטי

קישור חשבונית חו"ל לתיק יצוא:

במסך חשבוניות חו"ל, בלשונית אסמכתאות, יש לציין בעמודה תיק יצוא את מספר תיק היצוא המתאים.

קישור חשבונית לקוח לתיק יצוא:

יש להיכנס למסך חשבוניות לקוח לתיקי יצוא. בעמודה תיק יצוא, יש לבחור את מספר תיק היצוא בו תיכלל החשבונית.

חישוב העמסה בתיק יצוא

יש להיכנס למסך תיקי יצוא ולשלוף את תיק היצוא עבורו תחושב העמסה.

יש להריץ את התוכנית חישוב העמסה בתיק יצוא בהפעלה ישירה מהמסך.

סגירת תיק יצוא

במסך תיקי יצוא, יש לשלוף את תיק היצוא שייסגר.

יש להריץ את התוכנית סגירת התיק בהפעלה ישירה מהמסך.

זקוקים לייעוץ, הטמעה או שירותי תמיכה בתוכנת פריוריטי? אתם מוזמנים לפנות אלינו לפריוריטי גורו ואנחנו נדאג לאפיין, לייעץ, לפתח וליישם עבורכם כל תוספת שתצטרכו כדי שהארגון שלכם יעבוד בצורה יעילה ומושלמת.

הפוסט תיקי יצוא בפריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

מודול זה משמש למעקב אחרי רכישת נכסים בחברה, ניהול ורישום הפחת ומכירה/גריעה של נכסים אלו. 

מודול רכוש קבוע בפריוריטי מאפשר רישום פריטי רכוש קבוע, מיון נכסים, תוכניות השקעה, חישוב פחת, פיצול נכסים, גריעת נכסים, רישום הרכוש בהנהלת חשבונות ודוחות שונים כולל טופס י"א.

ביצוע התהליך במערכת

• לשם עבודה עם רכוש קבוע בפרירויטי יש להגדיר ארבעה סוגי חשבונות החיוניים לעבודה עם רכוש קבוע: חשבון הנכס ,חשבון פחת נצבר ,חשבון הוצאות פחת ,חשבון רווח הון.
• ניתן לחלק את הרכוש הקבוע  בפריוריטי לקבוצות .קבוצת רכוש קבוע מרכזת נכסים שיש להם מאפיינים דומים של פחת וחשבונות בהנח"ש. שיוך הנכס לקבוצת הרכוש נעשה בזמן רישום הנכס כרכוש קבוע. הנכס יירש את ההגדרות של הקבוצה, אך אפשר לשנותן לפי הצורך.
• נקים בפריוריטי לפחות פריט רכוש קבוע לכל קבוצת רכוש קבוע
• נקים בפריוריטי משפחת הנח"ש לכל חשבון נכס הקיים במערכת כדי שבעת הפקת חשבוניות רכש לפרטי רכוש קבוע, רכישת הנכס תקושר אוטומטית לחשבון הנכס המתאים.

אם ערכי הנכס מקושרים למדד, יש לוודא כי המדדים רשומים במערכת, לרשום בסיסי מדד עבור נכסים ישנים שהבסיסים שלהם שונים מהמדד הרגיל, ולהחליט האם לאפשר מידוד שלילי.

מכירה/גריעה של נכס במודול רכוש קבוע בפריוריטי

שלבי העבודה ברישום מכירה של נכס זהים לשלבי העבודה ברישום גריעה של נכס, פרט לכך שברישום מכירה עליך לרשום חשבונית מכירה ולקשרה לנכס. אפשר למכור/לגרוע את הנכס הראשי בלבד, הנכס הראשי ביחד עם נכסי הבן שלו או נכס בן בלבד.

רישום מכירה של הנכס במודול רכוש קבוע בפריוריטי

ברישום מכירה של נכס, יש לרשום חשבונית לקוח ולקשר אותה לנכס, ליצור תנועת יומן עבור גריעת הנכס, לבדוק את תנועת היומן ולסגור אותה.

-אם החברה רכשה נכס חדש ומכרה נכס ישן בתוך מרווח זמן מסוים, אפשר לשחלף את הנכס הישן בנכס החדש, כך שרווח ההון (כולו או חלק ממנו) ממכירת הנכס הישן לא ייחשב למס. עלות הנכס החדש תופחת בסכום השחלוף.

השבחת הנכס במודול רכוש קבוע בפריוריטי

השבחת נכס בפריוריטי נעשית על ידי יצירת נכס חדש (בעל הגדרות הזהות לנכס המקורי) והגדרת נכס זה כנכס נלווה (נכס בן) לנכס הראשי. כך, הערך של הנכס המקורי, שהוגדר כ"נכס ראשי", עולה מקישור הנכס הנלווה. לדוגמה, השבחה של מחשב קיים תתבצע על ידי הגדרת נכס חדש בשם מדפסת והגדרת הנכס מחשב כנכס הראשי עבורו.

הערכה מחדש לנכסים בהתאם לתקן חשבונאות במודול רכוש קבוע בפריוריטי

תקן החשבונאות (תקן 27 ותקני IFRS) מאפשר שערוך והפחתה של נכסים לפי שווים האמיתי. אפשר להציג את השווי הנכון של הנכסים במערכת, באמצעות איפוס חשבון הנכס וחשבון הפחת הנצבר, וביצוע רישום מחדש של שווי הנכס לפי הערך החדש.

הפקת דו"חות הקשורים ברכוש במודול רכוש קבוע בפריוריטי

התפריט דו"חות רכוש קבוע (בנתיב: כספים > רכוש קבוע) כולל דו"חות של רכוש קבוע לספרים ולמס הנדרשים על ידי הרשויות כמו דו"ח רווח הון למס הכנסה, יחוס מיסים ועוד. בנוסף, הוא כולל מחולל דו"ח רכוש קבוע לספרים ומחולל דו"חות רכוש קבוע למס המאפשר להפיק דו"חות לפי צרכי החברה.

זקוקים לייעוץ, הטמעה או שירותי תמיכה בתוכנת פריוריטי? אתם מוזמנים לפנות אלינו לפריוריטי גורו ואנחנו נדאג לאפיין, לייעץ, לפתח וליישם עבורכם כל תוספת שתצטרכו כדי שהארגון שלכם יעבוד בצורה יעילה ומושלמת.

הפוסט ניהול רכוש קבוע בתוכנת פריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

קליטת דפי בנק באמצעות ממשק

1. הרץ את התוכנית המתאימה מהתפריט ממשקים לטעינת דפי בנק (לדוגמה, קליטת דפי בנק לאומי). יש לבחור אם התנועות שייקלטו הן במט"ח או בשקלים ולהשתמש בסייר למציאת מיקום הקובץ ששמרת.
   הערה: שם הקובץ המתקבל מכל בנק והנתיב אליו יש לשמור את הקובץ מופיעים כברירת מחדל במסך הקלט של התוכנית. יש לוודא שהבנק שולח את הקובץ בפורמט הדרוש למערכת פריוריטי, אשר מוזכר בעזרה המקוונת (F1) של כל תוכנית.
2. אם התקבלה ההודעה "נקלטו 0 שורות", יש הפק את הדו"ח הודעות הטעינה :כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > התאמות בנקים > ממשקים לטעינת דפי בנק > הודעות הטעינה
3. היכנס למסך קליטת דפי בנק. במסך זה נמצאים כל דפי הבנק, כולל מספרי דף ויתרה בתחילת הדף.
4. היכנס למסך הבן שורות הדף. במסך זה מפורטות כל התנועות שבוצעו בחשבון.
5. הוסף, לפי הצורך, שורות שלא נקלטו בדף בנק הרלוונטי.
6. הוסף כמה מילים בעמודה פרטים המתארות את התנועה לצורך הקלה על ההתאמה.
7. בחר קוד פעולת בנק רצוי. כברירת מחדל ניתן לבחור ב"תנועה כללית".

ביצוע התאמת בנק

1. הרץ את התוכנית רישום המחאות דחויות שנפרעו (כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > התאמות בנקים > רישום המחאות דחויות שנפרעו) פעולה זו תיצור אוטומטית תנועות יומן של המחאות דחויות שהגיע מועד פירעונן (חיוב חשבון המחאות לפירעון/ זיכוי חשבון המחאות לגביה, זיכוי/ חיוב חשבון בנק).
2. הרץ את התוכנית הכנה לביצוע התאמה.
3. בחר קוד חשבון בנק אחד בלבד. בחר תאריך וקוד פעולה (לא חובה). פעולה זו תכין את כל התנועות להתאמה שיש במערכת על פי הקריטריונים שבחרת.
4. כדי לבצע התאמות אוטומטיות:
   א. הרץ את התוכנית התאמה אוטומטית (כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > התאמות בנקים > התאמה אוטומטית). המערכת "תציע" באופן אוטומטי התאמות בין התנועות שהיא חושבת שצריכות להיות מותאמות. בשלב זה לא מבוצעות התאמות סופיות.
   ב. לבדיקת תוצאות התוכנית היכנס למסך משטח עבודה לביצוע התאמות (כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > התאמות בנקים > משטח עבודה לביצוע התאמות) או עיין בדוח: תנועות מותאמות זמנית (כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > התאמות בנקים > דו"חות התאמות בנק > תנועות מותאמות זמנית).
   ג. תנועות שהותאמו על ידי המערכת ממוספרות במספר זהה בעמודה מס. התאמה. אם המשטח היה "נקי" מהתאמות קודמות, המספור מתחיל מ-1.
   ד. כדי לבטל התאמה יש אפס את מספור השורות של התנועות המתואמות. במידה ויש מספר רב של התאמות שיש לבטל, הרץ את התוכנית ביטול התאמות זמניות.
   ה. כדי לאשר התאמה בודדת, עמוד על אחת התנועות הרלוונטיות והרץ את התוכנית אישור התאמה בהפעלה ישירה מהמסך.
   ו. כדי לאשר את כל ההתאמות במשטח העבודה, הרץ את התוכנית אישור התאמות (כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > התאמות בנקים > אישור התאמות).

הפוסט ביצוע התאמות בנק באופן אוטומטי בפריוריטי זום/פריורטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

הקמת חשבון לקופה

1. היכנס למסך חשבונות ראשיים (כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות > חשבונות ראשיים) ולחץ על F4.
2. מלא מספר חשבון לקופה, תאור חשבון ומטבע החשבון (בדרך כלל, ש"ח).
3. אם הקופה היא רב-מטבעית, יש לסמן את הדגל רב מטבעי בלשונית כללי. מומלץ לנהל קופה נפרדת לש"ח וקופה
   נפרדת למט"ח. ניתן לנהל מטבעות זרים שונים בקופת מט"ח אחת.
4. בלשונית הגדרות לדו"חות, מלא את העמודות סעיף למאזן בוחן וסעיף מאזן/רווח והפסד.

הגדרת קופה

1. היכנס למסך קופות (כספים > ניהול קופה > קופות) .
2. רשום קוד קופה ותאור קופה לקופה החדשה.
3. בעמודה חשבון בהנח"ש, בחר את חשבון הקופה שהוקמה בשלב הקודם.
4. העמודה מטבע תתמלא אוטומטית; ודא כי מטבע הקופה מתאים.

הערה: מומלץ לפתוח קופה נפרדת לש"ח וקופה נפרדת למט"ח. ניתן לנהל קופה נפרדת לכל מט"ח, או לנהל את כל המטבעות הזרים בקופת מט"ח אחת.

5. כברירת מחדל, כל המחאה או שובר אשראי, המופקדים לקופה או ממנה, נרשמים בשורות נפרדות. כדי לרשום את
   סה"כ ההפקדה כשורה אחת בספרים, סמן את העמודה קבלה/הפקדה כסכום אחד.

הערה: מומלץ לא לסמן את העמודה, על מנת לאפשר ביצוע התאמה במקרה של החזרת המחאה למשל.

6. אם הקופה שייכת לסניף, ציין את מספרו בעמודה סניף.
7. אם רוצים להגדיר את הקופה לעבודה מול מס"ב, יש לציין את פרטי החברה במס"ב בעמודות מס במס"ב –
   לקוחות ומוסד שולח במס"ב-לקוח.התקבולים ממס"ב יתקבלו לקופה, ויופקדו ממנה במרוכז לחשבון הבנק.
8. תקבולים מלקוחות נרשמים כברירת מחדל לקופה הראשית המוגדרת מראש. כדי שתקבולים באמצעי תשלום
   מסוים (למשל מס"ב) יירשמו אוטומטית לקופה הנוכחית במקום לקופה הראשית, היכנס למסך אמצעי תשלום,
   לעבור לשורת אמצעי התשלום המבוקש, ולציין קופה זו בעמודה קוד קופה/בנק/אשראי.

הערה: מזומנים הם יוצאי דופן – לא ניתן לרשום עבורם קופה אחרת כקופת ברירת מחדל, מאחר והם תמיד יירשמו לקופה המופיעה בכותרת הקבלה.

הפוסט הקמת קופה בפריוריטי/ פריוריטי זום הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

פתיחת טופס הפקדה באופן ידני

1. היכנס למסך הפקדות מקופה: כספים > ניהול קופה > הפקדות > הפקדות מקופה.
2. בעמודה תאריך יש לרשום את תאריך ביצוע ההפקדה בפועל.
3. בעמודה מקופה מופיע כברירת מחדל קוד הקופה הראשית. ניתן לשנות לקוד הקופה שממנה מבצעים הפקדה.
4. בעמודה לקופה/חש.בנק/אשראי רשום את קוד הקופה, חשבון הבנק או חברת האשראי אליהם תתבצע ההפקדה. העמודה מטבע מתמלאת אוטומטית לפי בחירת הקופה/חש.בנק/אשראי.
5. במידה וההפקדה לחשבון לקוח או עובד או להסבת המחאה לגורם אחר, רשום את החשבון המתאים בעמודה הפקדה ללקוח (בלשונית סכומים).
6. בעמודה פרטים ניתן לרשום טקסט קצר המתאר את ההפקדה.
7. לביצוע הפקדת מזומן: בעמודה סכום מזומן (בלשונית סכומים), רשום את סכום המזומנים שיש להפקיד. כדי לוודא כי קיימת יתרה מספקת בקופה, ניתן להריץ את התוכנית בדיקת יתרות בקופה בהפעלה ישירה מהמסך.
8. לביצוע הפקדת המחאות או שוברי אשראי:
   א. במקרה של המחאות דחויות, סמן את העמודה המחאות דחויות.
   ב. עבור למסך הבן תכולת הקופה. במסך זה יפורטו המזומנים, ההמחאות ושוברי כרטיס אשראי המצויים בקופה. סמן את העמודה להפקיד עבור כל אחת מההמחאות או שוברי כרטיס אשראי המיועדים להפקדה. ניתן לסמן תקבול בדגל בבדיקה – סימון זה ימנע אפשרות הפקדה של התקבול.
   ג. היכנס למסך הבן המקביל פירוט ההפקדה. כל ההמחאות/שוברי האשראי שסומנו יופיעו שם.
   ד. בדוק כי האינפורמציה בטופס ההפקדה נכונה.
   ה. אם קיימות טעויות בהמחאות (מספר המחאה, תאריך תשלום), היכנס למסך תיקונים בהמחאות (כספים > ניהול קופה > תיקונים בהמחאות) ובצע (לפני ביצוע ההפקדה) את התיקונים הנדרשים.
9. לסגירת ההפקדה הרץ בהפעלה ישירה ממסך הפקדות מקופה את התכנית סגירת תעודת הפקדה.
10. להדפסת הפקדה הרץ בהפעלה ישירה את התכנית הדפסת הפקדה.

מחיקת הפקדה זמנית

1. היכנס למסך הפקדה מקופה ולשלוף את תעודת ההפקדה הזמנית המתאימה.
2. הרץ את התוכנית מחיקת הפקדה זמנית בהפעלה ישירה מהמסך.

ביטול טופס הפקדה סופי

1. היכנס למסך הפקדה מקופה ולשלוף את תעודת ההפקדה המתאימה.
2. הרץ את התוכנית ביטול התעודה (לתאריך מקורי)/(לתאריך נוכחי) בהפעלה ישירה מהמסך כדי ליצור תנועת ביטול ותנועת יומן סטורנו שתאריכיהן זהה לתאריך טופס ההפקדה המקורי/הנוכחי.
3. כדי לבטל טופס הפקדה סופי שתנועת היומן שלו עדין זמנית, יש לרשום את התנועה לספרים לפני הרצת תוכנית הביטול.

הפוסט הפקדה מקופה בפריוריטי זום/פריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

סימון חשבוניות לתשלום – אוטומטי

1. כדי לסמן קבוצה של חשבוניות הרץ את התוכנית סימון חשבוניות לתשלום (כספים > רכש (כספים) > תשלומים > הכנת תשלומים > סימון חשבוניות לתשלום).
   v בחר את החשבון שבעבורו אתה מכין הוראות תשלום. לבחירת כל החשבונות סמן *.
   v לציין את טווח התאריכים להגדרת החשבוניות שיסומנו- ניתן לבחור לפי תאריכי ערך או לפי תאריכי חשבונית.
   
2. כדי לעיין בחשבוניות שסומנו, היכנס למסך סימון חשבוניות לתשלום (כספים > רכש (כספים) > תשלומים > הכנת תשלומים > סימון חשבוניות לתשלום) ושלוף את כל הרשומות. ניתן להסיר או להוסיף סימון לתשלום באופן ידני. ניתן לסמן חשבונית בבדיקה.
   
3. כדי לסמן חשבונית בודדת, אין צורך בהפעלת התוכנית סימון חשבוניות לתשלום. ניתן לשלוף את החשבונית הרלוונטית במסך סימון חשבוניות לתשלום ולסמן אותה ידנית.
   
4. כדי לפצל תשלום:
   v עמוד על רשומת החשבונית אותה הינך מעוניין לפצל.
   v היכנס למסך הבן פיצול תשלום לחשבונית.
   v רשום את הסכום החלקי לתשלום בעמודה סכום לתשלום.
   v רשום את תאריך התשלום בעמודה תאריך תשלום.

הכנת תשלומים

5. הרץ את התוכנית הכנת תשלומים. (כספים > רכש (כספים) > תשלומים > הכנת תשלומים > הכנת תשלומים)
6. בחר את הבנק ממנו יוכנו ההמחאות וציין את תאריך ההמחאה.

בדיקת הוראות התשלום

7. היכנס למסך תשלום בהמחאות ושלוף את כל הוראות התשלום הזמניות שיצרת
8. בדוק את הוראות התשלום. במידת הצורך ניתן לבצע שינויים דרך מסכי הבן פירוט התשלום, סימון חשבוניות לתשלום ותשלום בהמחאות – פרטים נוספים.

סגירת תשלומים

9. הרץ את התוכנית סגירת תשלומים בהמחאות. (כספים > רכש (כספים) > תשלומים > תשלומים בהמחאות > סגירת תשלומים בהמחאות)
10. במסך השאילתה שנפתח על ידי התוכנית, שלוף את כל התשלומים הממתינים לסגירה.
11. במידה ויש תשלום מסוים אותו לא מעוניינים לסגור כעת, יש לנקות את השורה של אותו תשלום מהמסך (על ידי לחיצה על F7).
12. צא מהמסך. התוכנית תסגור את כל רשומות התשלומים שהופיעו במסך.

הדפסת המחאות

13. הרץ את התוכנית הדפסת המחאות. (כספים > רכש (כספים) > תשלומים > תשלומים בהמחאות > הדפסת המחאות > הדפסת המחאות)
14. במסך השאילתה שנפתח על ידי התוכנית שלוף את כל ההמחאות הסופיות אותן תרצה להדפיס. ניתן לשלוף את כל ההמחאות הסופיות או רק חלק מהן. מכיוון שניתן להדפיס בו זמנית המחאות רק מחשבון בנק אחד, כדאי לשלוף את התשלומים במסך לפי חשבון הבנק הרלוונטי להדפסה. בכל מקרה, במסך זה יישלפו רק המחאות סופיות שאין להן ערך בשדה מספר המחאה.
15. במידה ויש המחאה אותה אין ברצונך להדפיס כעת, נקה את השורה מהמסך (F7)
16. צא מהמסך.
17. בחלון הקלט, בשדה החל ממספר מופיע אוטומטית מספר ההמחאה הראשונה שיודפס (לפי הערך בעמודה המחאה הבאה להדפסה במסך חשבונות בנק). ניתן לשנותו לפי הצורך.
18. בשדה מספר המחאות מקסימלי ציין את מספר ההמחאות המקסימלי שיודפס.
19. במקרה והמחאה השתבשה במהלך ההדפסה, יש לתעד כי מספר המחאה זה מבוטל (לצורך בדיקת רציפות מספרי צ'קים) ולאפשר הדפסה חוזרת של התשלום תחת מספר המחאה אחר.
    v היכנס למסך תשלום בהמחאות, רשום את מספר הספק ומספר ההמחאה והרץ את התוכנית רישום המחאה מבוטלת בהפעלה ישירה ממסך האב.
    v היכנס למסך עדכון מספרי המחאות, שלוף את ההמחאה שבוטלה ומחק את מספרה. כך ישתתף התשלום בתהליך הכנת ההמחאות הבא.

הפוסט הכנה מרוכזת של המחאות על סמך חשבוניות רכש בפריוריטי זום/פריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

1. היכנס למסך חברות אשראי (כספים > ניהול קופה > חברות אשראי) ועבור לשורת חברת האשראי המבוקשת.
2. בעמודה חשבון בהנה"ח רשום/ודא כי רשום חשבון הנה"ח הנכון.
3. בעמודה קוד תשלום רשום את קוד אמצעי התשלום המוגדר בעבור חברת האשראי. אם מוגדרים לחברה יותר מאמצעי תשלום אחד, השאר עמודה זו ריקה.
4. מלא את העמודה עמלה (%). ערך זה מציין את אחוז העמלה שחברת האשראי גובה. כשדפי אשראי שהתקבלו נרשמים במערכת, העמלה מחושבת אוטומטית.
5. כדי להגדיר תאריכי קבלת תשלומים, היכנס למסך הבן ימי תשלום. אם הגדרת יותר מאמצעי תשלום אחד לחברת האשראי עבור למסך הבן אמצעי תשלום, ולמסך הבן שלו ימי תשלום לכרטיס אשראי.
6. בעמודה יום הקבלה מופיעה רשימה של תאריכים של כל ימי החודש. לכל תאריך ביום הקבלה, רשום בעמודה יום התשלום את התאריך בו מעבירה לך חברת האשראי את התשלום.
7. סמן את העמודה בחודש הבא? במידה וקבלת התשלום היא בחודש העוקב.

הפוסט הגדרת חברות אשראי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

בניית סעיפים למאזן בוחן

1. היכנס למסך סעיפים למאזן בוחן. (כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות לדו"חות כספיים > סעיפים למאזן בוחן) המסך מציג את הסעיפים המובנים המוגדרים מראש במערכת.
   
2. חלקי הדו"ח מסומנים על ידי ספרה אחת ואחריה 2 כוכביות. כותרות הדו"ח מסומנות על ידי 2 ספרות (הספרה הראשונה מייצגת את חלק הדו"ח אליו משתייכת הכותרת) ואחריהן כוכבית אחת. סעיפי הכותרות מסומנים בקוד בן 3 ספרות, כאשר 2 הספרות הראשונות הן ספרות הכותרת.
   
   לדוגמא, הסעיפים מוגדרים באופן הבא:
   **2 מציין התחייבויות (חלק הדו"ח).
   *20 מציין התחייבויות שוטפות (כותרת).
   *200 חשבונות ספקים (סעיף).
   *201 הלוואות לזמן קצר (סעיף).
   
   
3. רשום סעיפים חדשים באופן עצמאי לפי הצורך לפי החוקיות לעיל.
4. שנה סעיפים קיימים לפי הצורך על פי אותה חוקיות.

שיוך כרטיסי חשבונות לסעיפי מאזן בוחן

1. היכנס למסך חשבונות ראשיים.
2. לחץ F4.
3. תחת הלשונית הגדרות לדו"חות, שייך את החשבון לסעיף למאזן בוחן הרלוונטי.
4. חשבונות לקוחות משויכים לסעיף לקוחות. חשבונות ספקים משויכים לסעיף ספקים. אם יש לקוח שהוא גם ספק, יש לשנות את שיוך החשבון לסעיף "לקוחות/ספקים".

הפוסט הגדרת מאזן בוחן בפריוריטי זום/פריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

1. היכנס למסך אמצעי תשלום.( כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים > אמצעי תשלום)
   
   
2. עבור אמצעי תשלום חדש, מלא את השדות קוד תשלום ואמצעי תשלום (תאור).
   
   
3. סמן את הדגלים הבאים בהתאם לצורך:
   v כרטיס אשראי
   v תשלום ע"י מס"ב
   v מותר סכום שלילי
   
   
4. לאמצעי תשלום כרטיסי אשראי:
   v בשדה קוד חברת אשראי בשבא, בחר את חברת האשראי המתאימה.
   v בשדה מסוף שידור לשב"א, בחר את המסוף המתאים.
   
   
5. במידה והתשלום באמצעי זה מתקבל תמיד לקופה/חשבון קבועים, בעמודה קוד קופה/בנק/אשראי בחר את הקופה המתאימה או את החשבון המתאים.
   
   
6. במסך הבן ימי תשלום לכרטיס אשראי, בעמודה השמאלית, מופיעים כל ימי החודש. עבור כל יום של החודש ניתן להגדיר את היום התשלום בעמודה יום התשלום ולהרים את הדגל בחודש הבא כאשר יום התשלום מתבצע בחודש הבא.

הפוסט הגדרת אמצעי תשלום בפריוריטי זום/פריוריטי הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

בין השאר, השימוש במסמכים אלקטרוניים כולל גם חשבוניות אלקטרוניות. חשבונית אלקטרונית היא רשומה אלקטרונית לכל דבר, אשר עם חתימתה הדיגיטלית אין אפשרות לשנותה.
ניסוחם של כללים מוסדרים להכרה במקוריותם של מסמכים אלקטרונים ע"י המחוקק מקדם את השימוש בהן והופך אותן מקובלות בפעילות העסקית יותר ויותר.

במאמר זה ננסה להסביר מהי חתימה דיגיטלית וכיצד תוכלו אתם לשלוח חשבוניות דיגיטליות מהעסק שלכם באמצעות פריוריטי זום ופריוריטי. המאמר מפרט את הרקע והדרישות החוקיות, הכלים הנדרשים ועלותם ומתאר את תהליך יצירת החשבונית הדיגיטלית עצמה.

הרקע והפן החוקי

חוק חתימה אלקטרונית נחקק בשנת 2001 ומגדיר את התנאים בהם ניתן לעשות שימוש בחתימה אלקטרונית כשוות ערך לחתימה רגילה. החוק מגדיר שתי חתימות אפשריות – חתימה אלקטרונית מאובטחת וחתימה אלקטרונית מאושרת. חתימה אלקטרונית מאובטחת הינה חתימה מחייבת לכל דבר, אך לא ניתן לעשות בה שימוש היכן שנדרשת חתימה על פי חיקוק.

חתימה אלקטרונית מאושרת יכולה לשמש גם במקרים בהם נדרשת חתימה על פי חיקוק. במידה ואדם או ארגון רוצים לייצר רשומה דיגיטלית מחייבת, באפשרותם לחתום אותה באמצעי חתימה אלקטרונית מאובטחת ולכל דבר ועניין ייחשב המסמך כמקור ולא כהעתק (על אף שמדובר בעותק דיגיטלי). במידה ואותו אדם או ארגון מעוניינים לקיים הליך הדורש חתימה על פי חיקוק (כדוגמת הגשת תצהיר לבית משפט), הרי שעליהם לעשות שימוש באמצעי חתימה אלקטרונית מאושרת.

כדי ליצור חתימה דיגיטלית מאושרת יש צורך בגורם מאשר אשר מוסמך לזהות אדם או תאגיד ולנפק לו חתימה דיגיטלית מאושרת. כך מבטיחים שהמסמך הממוחשב (לדוג' חשבונית) הנושא חתימה דיגיטלית מאושרת אכן נחתם בידי הגוף המצוין בחתימה.

נכון להיום(שנת 2012) הגופים היחידים המוגדרים כ "גורם מאשר" מטעם משרד המשפטים הם החברות "קומסיין" ו"פרסונל אי.די".

חתימה אלקטרונית מאובטחת

הנה כזו המקיימת את התנאים הבאים:

• ייחודית לבעל החתימה; מאפשרת לזהותו
• הופקה באמצעי הנתון לשליטתו הבלעדית של החותם
• מאפשרת לזהות שינוי שנערך ברשומה הדיגיטלית לאחר החתימה

חתימה אלקטרונית מאושרת

הנה חתימה אלקטרונית מאובטחת לכל דבר ועניין, אלא שאמצעי החתימה עצמו הונפק על ידי גורם שהוסמך לכך על ידי הרשם במשרד המשפטים וקרוי גורם מאשר. ההבדל בין חתימה מאושרת למאובטחת אינו עניין של מה בכך.

השימוש בגורם מאשר עולה יותר כסף לארגון, אך מסיר ממנו אחריות לניהול מנגנון החתימות (שמירת היסטוריית מפתחות הצפנה, הודעה על אובדן מפתחות הצפנה לכל הנוגעים בדבר וכדומה).

לאחר שנסללה הדרך החוקית להפקת מסמכים חתומים דיגיטלית המוכרים בחוק, הגיע תורם של רשויות המס ואכן ביוני 2003 עודכנו תקנות מס הכנסה המאפשרות ביצוע הפקת חשבונית אלקטרונית.

ע"פ תקנת מס הכנסה, מסמך ממוחשב הינו מסמך שמתקיימים בו התנאים הבאים:

• הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים
• הוא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד

בתקנה זו גם הוגדרו אילו מסמכים מותר שיהיו מסמכים ממוחשבים, לדוגמא: תעודת משלוח חייב להיות מקור בנייר ולא ניתן להפכו למסמך ממוחשב.

בנוסף, ההוראה מפרטת את הדרישות המוטלות על שולח המסמך הממוחשב וכן על הדרישות המוטלות על מקבל המסמך.

הדרישות מהשולח

1. חברה שמעוניינת לשלוח מסמכים ממוחשבים תודיע בדואר רשום לפקיד השומה בו מתנהל תיקה
2. תנאי מקדים נוסף לשליחת מסמכים ממוחשבים, הוא קבלת הסכמה מהלקוח שאליו רוצים להעביר את המסמך הממוחשב טרם שליחת המסמך הממוחשב הראשון. הסכמה זו צריכה להיות בכתב או באופן ממוחשב כאשר החברה השולחת תשמור את כל מסמכי הסכמה כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות שלה
3. על החשבונית הדיגיטלית צריכות להופיע במקום בולט המילים "מסמך ממוחשב".
4. החשבוניות הדיגיטליות צריכות להיות מופקות אוטומטית מתוכנת הנהלת החשבונות של השולח ואין לבצע בהן שינויים למעט הוספת חתימה דיגיטלית.
5. התקבול עבור חשבונית דיגיטלית שנשלחה בדואר אלקטרוני יתבצע באמצעות כרטיס אשראי, המחאה לא סחירה לפקודת שולח החשבונית או העברה בנקאית לחשבון שולח החשבונית.
6. ניתן לשלוח בדואר אלקטרוני קבלות, חשבוניות אשר לא משמשות כתעודות משלוח, וזיכויים.

הדרישות מהמקבל

1. וידא כי המסמך מקיים את כל הדרישות שבהגדרת מסמך ממוחשב: הוא בצורה דיגיטאלית, חתום בחתימה אלקטרונית של השולח בלבד
2. שמירה של המסמך הממוחשב – שמירת המסמך תיעשה בצורה המקורית בה נשלח, כלומר – על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים. חובה לשמור את המסמך כשהוא חתום בחתימות האלקטרוניות בהן נחתם. השמירה של המסמך הממוחשב אצל הלקוח צריכה להיעשות בתיק תיעוד החוץ הממוחשב (כך שבמקרה של ביקורת ניתן יהיה לשלוף את הקובץ בקלות).
   למעשה בגלל דרישות אלו המחוקק דרש לקבל את האישור שלנו על קבלת מסמך ממוחשב טרם שליחת המסמך הראשון.

האם כדאי להשקיע במערכת לשליחת חשבוניות במייל?

למשלוח חשבוניות ומסמכים במייל ישנם מספר יתרונות, בראשם נמצאים שמירה על איכות הסביבה וחיסכון בזמן ובכסף בשל צמצום צריכת הנייר והדיו וההתעסקות עם המדפסת.
יתרונות נוספים הם הקטנת הסיכוי לאובדן חשבוניות וצמצום שטח האחסון במשרד (אחסון בתיקייה במחשב/שרת וגיבוי תמידי בתיבת הדואר נכנס).

אם נתעלם לרגע מכל היתרונות הללו ונתייחס רק לחיסכון הכספי נוכל לראות בעזרת חישוב פשוט את היתרון הכלכלי הטמון במעבר לשליחת חשבוניות במייל:
עלות שליחת חשבונית בדואר מעורכת בין 3 ל-4 ₪ (כולל את הנייר, המעטפה, הביול , ההדפסה, העבודה וכו') ולכן אם נכפול את כמות החשבוניות שאנו שולחים בחודש בעלות שליחת החשבוניות בדואר בתקופה שאותה אנו בוחנים נוכל לראות אם התוצאה גדולה או קטנה מעלות המערכת.

נניח שאנו שולחים 50 חשבוניות כל חודש, בחישוב פשוט נגלה שאנו מוציאים בין-150 ל-200 ₪ בכל חודש לשליחת חשבוניות בדואר.

עבודה עם חתימה דיגיטלית בפריוריטי

החל ממהדורה 15 ניתן להוסיף חתימה דיגיטלית לקבצי PDF הנשלחים כמסמכים ממוחשבים ללקוחות (כאשר הגדרת המסמכים הממוחשבים נעשית באותו אופן בו בוצעה בגרסות קודמות).

כדי לעבוד עם מסמכים ממוחשבים בפריוריטי:

1. ראשית יש להתקין רישיון למודול מסמכים ממוחשבים. לקבלת הרישיון, צריך לפנות למח' המכירות של אשבל. לקוחות פריוריטי זום זכאים לקבל רישיון הכולל את המודול ללא עלות.
2. יש לרכוש או ליצור ולהתקין ב- Outlook חתימה דיגיטלית (certificate לחתימה על דואר)
   1. לרכישת חתימה דיגיטלית מאושרת יש לפנות לאחד מ"הגורמים המאשרים" המוזכרים לעיל
   2. ליצירת חתימה דיגיטלית מאובטחת (לא מאושרת) של חברת Comodo
   3. הוראות מפורטות להתקנת חתימה דיגיטלית באאוטלוק בפרק "הגדרות ליצירת קובץ חתימה דיגיטלית שתופיע במסמכים ממוחשבים" בסוף המאמר
3. יש לסמן לקוחות רלוונטיים בעמודה מקבל מסמכים ממוחשבים (במסך הגדרות כספים ללקוחות).

4.  בהגדרות דואר ב- Priority, יש לסמן את העמודה דואר יוצא נחתם אלקטרונית ע"י Outlook.

5. בדואר > סינכרון עם OUTLOOK יש לסמן את העמודה קליטת דואר למסך יומן משימות, לקבוע צבעים לסינכרון ולסמן את העמודה סינכרון אוטומטית אחת ל:

6. כדי לשלוח חשבונית בודדת ללקוח אחד יש להיכנס למסך החשבונית (מס או מרכזת), לשלוף את החשבונית הרלוונטית וללחוץ על "הדפסת חשבונית" (הפעלה ישירה מהמסך).
   במסך שנפתח יש לבחור באפשרות "דואר אוטומטי" וללחוץ "אישור".
7. כדי לשלוח יותר מחשבונית אחת ללקוח אחד או יותר יש לשלוח בצורה הבאה:
   א. לחשבוניות מס: יש להפיק את הדו"ח "הדפסת חשבונית מס" (בנתיב: כספים > מכירות (כספים) > חשבוניות מכירות > חשבוניות מס > הדפסת חשבונית מס)
   ב. לחשבוניות מרכזות: יש להפיק את הדו"ח "הדפסת חשבונית מרכזת" (בנתיב: כספים > מכירות (כספים) > חשבוניות מכירות > חשבוניות מרכזות > הדפסת חשבונית מרכזת)
   ***במסך שנפתח יש לבחור דו"ח חדש ולהקיש "אישור". לאחר מכן במסך קליטת הפרמטרים יש לבחור את החשבוניות הרצויות ע"י לחיצה עם העכבר על האייקון של הזכוכית מגדלת בשדה "חשבונית" (או ע"י לחיצה על F6), כעת יפתח לנו מסך החשבוניות המתאים (חשבוניות מס או מרכזות). במסך זה צריך לשלוף את כל החשבוניות אותן נרצה לשלוח בדוא"ל ללקוחות (ורק אותן).
   
   (טיפ: כדי לשלוף את כל החשבוניות הרלוונטיות רק עבור הלקוחות שאישרו קבלת מסמכים חתומים דיגיטלית כדאי להוסיף את השדה "מקבל מסמך ממוחשב" למסך החשבונית הרלוונטי ע"פ השדה "מספר לקוח" – ע"י הוספת שדות למסכים בתפריט עיצוב מתקדם)
   לאחר ששלפנו את כל החשבוניות הרצויות יש לחזור למסך הקלט ע"י לחיצה על Esc וללחוץ על "אישור". במסך הבא שנפתח יש לבחור "דואר אוטומטי" ולסמן "וי" בשדה "כמסמך PDF" ואז ללחוץ על "אישור".

הגדרות ליצירת קובץ חתימה דיגיטלית שתופיע במסמכים ממוחשבים

1. יש לרכוש\ליצור ולהתקין ב- Outlook חתימה דיגיטלית (certificate לחתימה על דואר).
2. יש ליצור קובץ עם חתימה דיגיטלית בפורמט pfx בצורה הבאה:
   1. Outlook 2007 : בתפריט העליון "כלים" (Tools), יש לבחור באפשרות מרכז יחסי האמון (Trust center).
   2. Outlook 2010: בלשונית "קובץ" בוחרים "אפשרויות", בחלון שנפתח, בסרגל מצד ימין יש לבחור "מרכז יחסי האמון" ולאחר מכן ללחוץ על "הגדרות מרכז יחסי האמון"
   3. בחלון שנפתח, יש לבחור מהתפריט שבצד באפשרות "אבטחת דואר אלקטרוני" (E-mail Security).
   4. בחלון עצמו, תחת הסעיף "מזהים דיגיטליים (אישורים)" (Digital IDs Certificates), יש ללחוץ על הכפתור "ייבוא/ייצוא" (Import/Export).

תיפתח תיבת דו שיח בה יש לבצע את ההגדרות הבאות:

• יש לסמן את האפשרות "ייצא מזהה דיגיטלי לקובץ" (Export your Digital ID to a file).
• יש ללחוץ על הכפתור "בחירה" (Select) ולבחור את החתימה המיועדת לייצוא. השדה "מזהה דיגיטלי" (Digital ID) יתמלא אוטומטית בערך שנבחר.
• יש ללחוץ על הכפתור "עיון" (Browse) ולתת שם חדש לקובץ לשמירה ולבחור את מיקומו (ברירת המחדל הינה קובץ pfx). השדה "שם הקובץ" (Filename) יתמלא אוטומטית בשם הקובץ.
• יש לבחור ולרשום סיסמה לקובץ בשדה "סיסמה" (PASSWORD). יש לרשמה שוב כדי לאשרה בשדה "אישור" (CONFIRM).

הפוסט משלוח חשבוניות עם חתימה דיגיטלית במייל מפריוריטי ופריוריטי זום הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

רישום חשבונית מס

1. היכנס למסך חשבוניות מס (כספים > מכירות (כספים) > חשבוניות מכירות > חשבוניות מס > חשבוניות מס).
2. בחר את הלקוח בעמודה מס' לקוח, ובחר איש קשר רלוונטי.מספר החשבונית הזמני מוצג בעמודה חשבונית, עם
   הקידומת T.
3. העמודה תאריך מתמלאת אוטומטית ליום הפקת התעודה. ניתן לשנותה.
4. בלשונית מחירים לציין את מטבע החשבונית (כברירת מחדל מופיע המטבע בו מנוהל חשבון הלקוח, אך ניתן
   לשנותו).
5. עבור ללשונית אסמכתאות וקשור את החשבונית להזמנה של הלקוח, אם קיימת.
6. בעמודה פרטים רשום מספר פרטים על החשבונית.
7. היכנס למסך הבן פירוט החשבונית.
8. לכל פריט יש למלא את העמודות מק"ט, כמות, מחיר ליחידה, הנחה לשורה(%) ,אם יש.. אם החשבונית מבוססת על
   הזמנת לקוח, פרטים אלו יתמלאו אוטומטית.
   הערה: ניתן לציין בשורות החשבונית חשבון הכנסות שאינו חשבון ברירת המחדל (חשבון נגדי לתנועה שתיווצר על סמך החשבונית).
9. חזור למסך האב. בדוק בלשונית מחירים את סך המחירים וההנחות.
10. לסגירת החשבונית -הרץ את התוכנית סגירת חשבונית מס בהפעלה ישירה מהמסך/ לסגירת והדפסת החשבונית-
    הרץ את התוכנית סגירת והדפסת חשבונית מס בהפעלה ישירה מהמסך.
11. כדי להדפיס את החשבונית הרץ את התוכנית הדפסת חשבונית מס מסרגל ההפעלות הישירות.

ביטול חשבונית מס

1. אם החשבונית עדיין זמנית (כלומר, עוד לא נסגרה על ידי התוכנית סגירת חשבונית מס), ניתן לבטל אותה על ידי הרצת התוכנית מחיקת חשבונית זמנית בהפעלה ישירה מהמסך.
2. כדי לבטל חשבונית מס סופית לתאריך מקור, הרץ את התוכנית ביטול התעודה (לתאריך מקור) בהפעלה ישירה מהמסך.
3. כדי לבטל חשבונית מס סופית לתאריך אחר, הרץ את התוכנית ביטול התעודה לתאריך בהפעלה ישירה מהמסך. בחלונית שתיפתח יש לרשום את התאריך הרצוי לחשבונית הביטול.

הפוסט חשבונית מס במערכת פריוריטי/פריוריטי זום הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

בהמשך למגמת שיפור השירות, נציבות מס הכנסה בשיתוף עם ש.ע.מ פיתחו מערכת חדשנית לשימושם של גופים החייבים לנכות מס עפ"י חוק.

התועלת בשרות זה היא חסכון בזמן, בניירת ובמשאבים לכל גורם שישתמש בו.
במסגרת השרות הנ"ל יורשו גופים החייבים לנכות מס עפ"י חוק לקבל מידע מקוון ("און ליין") ממאגרי ש.ע.מ, אודות שיעורי ניכוי המס שעליהם לנכות מספקיהם.

חברת אשבל פיתחה בתוכנת ERP פריוריטי ובתוכנת פריוריטי זום ממשקים למערכת ש.ע.מ:

א. נתונים משע"מ –מערכת 1000 – עד 1000 תיקים.
ב. נתונים משע"מ- מערכת מבזק- 1000 תיקים ומעלה.

להלן סדר הפעולות שיש לבצע לשם קבלת המידע ממאגרי ש.ע.מ:
הערה: ההסברים יינתנו בעבור שימוש במערכת 1000. סדר הפעולות לשימוש במערכת מבזק זהה.

שלב 1- הכנת קובץ ספקים בתוכנת ERP פריוריטי/פריוריטי זום (קובץ זה יכיל את כל פרטי הספקים שבעבורם אנו רוצים לקבל מידע הנוגע לניכוי מס במקור)
א. יש להריץ את התוכנית הכנת קובץ למערכת 1000‎ הכנת קובץ למערכת 1000 מהנתיב: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > ניכוי מס במקור > נתונים משע"מ – מערכת 1000 >
ב. בסיום ריצת התוכנית תתקבל הודעה על מיקום הקובץ ושמו.

שלב 2– טעינת קובץ הספקים למערכת שע"מ:

א. יש להיכנס ל: https://www.shaam.gov.il/gmrepishur/ . באתר זה יש לבחור בין שימוש ב"מערכת 1000" לבין שימוש ב"מערכת מבזק".
ב. ייפתח דף אינטרנט שבו יש להקליד את מספר תיק הניכויים של החברה, מספר זיהוי פנקס וכתובת דואר אלקטרוני לצורך התקשרות. בסיום הקלדת הנתונים לחץ "המשך".
ג. ייפתח דף אינטרנט שבו יש לבחור את הקובץ שרוצים לטעון למערכת.
ד. לאחר שידור הקובץ תתבצע במערכת שע"מ בדיקה מול מאגר הנתונים ותתקבלנה התוצאות הבאות: קובץ ספקים תקינים עם פרטי האישורים, קובץ ספקים שגויים עם תיאור השגיאות. את כל אחד מהקבצים יש לשמור.

שלב 3– טעינת קבצי הספקים (תקינים ולא תקינים ) לתוכנת ERP פריוריטי/ פריוריטי זום:

א. הרץ את התוכנית טעינת קובץ תקינים ממערכת 1000 ‎ טעינת קובץ תקינים ממערכת 1000. מהנתיב: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > ניכוי מס במקור > נתונים משע"מ – מערכת 1000 >
ב. ייפתח חלון קלט שבו יש לבחור את הנתיב של קובץ הספקים התקינים.
ג. הרץ את התוכנית טעינת קובץ שגויים ממערכת 1000‎ טעינת קובץ שגויים ממערכת 1000. מהנתיב: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > ניכוי מס במקור > נתונים משע"מ – מערכת 1000 >
ד. ייפתח חלון קלט שבו יש לבחור את הנתיב של קובץ הספקים השגויים.
ה. את פרטי הספקים התקינים והשגויים, לאחר טעינת הקבצים, ניתן לראות במסך נתונים ממערכת 1000 מהנתיב: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > ניכוי מס במקור > נתונים משע"מ – מערכת 1000 > נתונים ממערכת 1000
ו. לאחר עיון בנתונים יש לטעון את הנתונים למערכת , כך שיעדכנו את כרטיסי הספקים. לשם כך יש להריץ את התכנית עדכון נתוני ניכוי מס לספקים מהנתיב: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > ניכוי מס במקור > נתונים משע"מ – מערכת 1000 > עדכון נתוני ניכוי מס לספקים.
ז. לאחר הרצת תוכנית זו ניתן להפיק את הדוח: טעינה- דוח שגיאות על מנת לעיין בכל הספקים שלא עודכנו להם הנתונים, והסיבות לכך.

הפוסט עדכון אישורי ניכוי מס במקור לספקים בממשק מול ש.ע.מ – מערכת 1000 הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

הגשת קובץ במקום דו"ח חודשי

 הגשת הדיווח החודשי תבוצע על ידי העלאה של קובץ לאתר של מע"מ.

להכנת הקובץ יש להריץ את התוכנית ממשק למע"מ- PCN874 (בנתיב: כספים> הנהלת חשבונות> דו"חות כספיים> מיסים> מע"מ> ממשק למע"מ pcn874). התוכנית יוצרת קובץ בשם pcn874.txt ושומרת אותו בתיקייה C:\TEMP  או בנתיב חלופי אותו תוכל לבחור בעת הרצת התוכנית), ומפיקה דו"ח נלווה המסייע בהבנת תוכן הקובץ.

שים לב: אין לשנות את שם הקובץ שנוצר על ידי התוכנית. ניתן לבדוק את הקובץ שנוצר באמצעות סימולטור באתר מע"מ, המופיעה באזור הקישורים באתר.

חובת עדכון מספר תיק בכל עסקה

על מנת להציג את מס' תיק במע"מ/ת.זהות של הלקוח בחשבוניות, יש לבצע את ההגדרות הבאות:

• עבור לקוח קבוע: יש להזין את מספר התיק במסך לקוחות, בעמודה תיק במע"מ.
• עבור לקוח מזדמן או פרטי: יש להזין את מספר תיק במע"מ במסך האב של החשבונית.

מספר התיק מודפס בכרירת מחדל על כל ההדפסות הסטנדרטיות של התוכנה. אם אינך רואה את הנתון-וודא שהעמודה אינה מוסתרת באמצעות עיצוב דו"ח. ייתכן גם שהדפסה פרטית שלכם אינה כוללת את הנתון שהינו חובה לפי ההנחיות החדשות.

כדי להתארגן

1. יש לוודא שמותקנת אצלכם גרסה 13.5 של התוכנה. מהתפריט עזרה, יש לבחור באפשרות אודות Zoom/Priority , ובחלון שייפתח מופיעה בשורה התחתונה הגרסה המותקנת אצלכם.
2. לאחר שמותקנת גרסה 13.5 , יש להוריד מתוספות למהדורה (במרכז הלקוחות באתר אשבל), את התוספת עדכון קובץ הממשק החדש למע"מ PCN874 לבסיס הנתונים המתאים, ולהריצה ישירות ממחשב השרת (בלחיצה כפולה על שם הקובץ).

הערה: קודם להתקנה, יש להוציא את המשתמשים מהמערכת. משך התקנת התוספת היא כ- 15 דקות, בהן לא ניתן לעבוד במערכת.

מידע נוסף:

לקבלת מידע נוסף ממע"מ ניתן לפנות למוקד טלפוני בטלפונים 4954* (מיסים), 1-222-4954או 02-5656400

שאלות ותשובות לעבודה עם ממשק למע"מ- PCN874:

1. שאלה: כיצד ניתן להפיק קבצי PCN874 נפרדים לסניף אילתי וליתר הסניפים?

תשובה: לסניף אילת בלבד יש להקליד מספר עוסק מורשה של הסניף במסך סניפים:

• בסגירת תעודות כספיות של סניף אילת יתמלא מספר הסניף בכותרת תנועת היומן של התעודה.
• בהקלדת תנועות יומן ידניות עבור סניף אילת יש למלא באופן יזום את מספר הסניף בתנועת היומן.
• בהפקת ממשק למע"מ-PCN874 :
• אם העמודה לסניף אילת אינה מסומנת, הקובץ המופק יכלול את כל תנועות היומן של הסניפים ללא מספר עוסק מורשה מוגדר (במסך סניפים).
• אם העמודה לסניף אילת מסומנת, הקובץ המופק יכלול רק תנועות יומן לסניפים להם מוגדר מספר עוסק מורשה.

2. שאלה: איך ניתן לעדכן מספר ותאריך רשימון היצוא בחשבונית סגורה?

תשובה: ניתן לעדכנם באמצעות שתי העמודות שנוספו למסך עדכוני פרטים לחשבוניות: רשימון יצוא/מס.עוסק ותאריך רשימון.

3. שאלה: כיצד רושמים חשבונית עצמית (רגילה- לא מלכ"ר)?

תשובה: ניתן לעיין בהוראות לרישום חשבונית עצמית ובצילום מסך מתאים, ב- FAQ על נושא זה.

4. שאלה: כיצד יש לרשום תנועת יומן שהוקלדה במסך יומן תנועות בגין חשבונית מע"מ 2/3 כך שתתאים ל PCN874?

תשובה: יש לסמן את העמודה חישוב סכום לפני מע"מ שנוספה למסך סוגי תנועות יומן על מנת להקליד ידנית תנועה של חשבוניות עם מע"מ 2/3.

5. שאלה: מתי מוצגות חשבוניות בשורה כללית בממשק מע"מ PCN874 (ללא ציון מספר תנועה או מספר לקוח)?

תשובה: שורה כללית ברשומה L מייצגת לקוח לא מזוהה:
חשבוניות של לקוחות לא מזוהים עם סכומים הקטנים מ-5000 ₪ תוצגנה בקובץ בשורה אחת.מספר האסמכתא מציין את מספר החשבוניות הכולל שאוחדו בשורה.

הערה: על מנת לעיין בפירוט התנועות הנכללות בשורה זו, בהפקת הממשק יש לסמן את העמודה דו"ח קופה מפורט.

6. שאלה: האם נדרשת חתימה דיגיטלית אלקטרונית לממשק PCN874?

תשובה: הכנת הקובץ מהתוכנה נעשית באופן רגיל. שידור הקובץ למע"מ בחתימה דיגיטלית יבוצע לפי ההנחיות המתפרסמות באתר רשות המיסים.

7. שאלה: איך ניתן לעדכן תקופת דיווח למע"מ לתנועות שנרשמו לתקופת דיווח קודמת (תשומות בלבד)?

תשובה: במסך תיקונים בשורות תנועות יומן, יש לשלוף את שורת התשומות ובעמודה תקופת דווח למע"מ לשנות לתקופה המבוקשת.

הפוסט הנחיות לעבודה עם ממשק למע"מ PCN874 בפריוריטי ופריוריטי זום הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

לפי תקנות מס הכנסה ומע"מ שעודכנו בשנת 2003 ניתן לשלוח חשבוניות, קבלות וזיכויים במייל (דואר אלקטרוני).
משלוח חשבוניות דיגיטליות במייל חוסך כסף ומונע פגיעה מיותרת בסביבה. עלות משלוח חשבונית בדואר רגיל מוערכת בכ – 3 שקלים לחשבונית. עסק השולח חשבוניות דיגיטליות במייל יכול לחסוך אלפי שקלים ביחס למשלוח חשבוניות בדואר רגיל.

מאמר זה מסביר כיצד תוכלו אתם לשלוח חשבוניות דיגיטליות מהעסק שלכם. המאמר מפרט את הכלים הנדרשים ועלותם ומתאר את תהליך יצירת החשבונית הדיגיטלית. במאמר מתואר שימוש בתוכנת פריוריטי-זום ותוכנת פריוריטי כתוכנות הנהלת חשבונות, אך ניתן לבצע את התהליך גם בעזרת תוכנות אחרות.

אלה הם עיקרי הכללים למשלוח מסמכים ממוחשבים:

1. ניתן לשלוח בדואר אלקטרוני קבלות, חשבוניות אשר לא משמשות כתעודות משלוח, וזיכויים.
2. על החשבונית הדיגיטלית צריכות להופיע במקום בולט המילים "מסמך ממוחשב".
3. החשבוניות הדיגיטליות צריכות להיות מופקות אוטומטית מתוכנת הנהלת החשבונות של השולח ואין לבצע בהן שינויים למעט הוספת חתימה דיגיטלית.
4. על שולח החשבוניות הדיגיטליות להודיע לפקיד השומה על כוונתו לשלוח מסמכים ממוחשבים לפני משלוח המסמך הראשון.
5. על שולח החשבוניות הדיגיטליות לקבל את אישור מקבל החשבונית הדיגיטלית מראש בדואר אלקטרוני או בכתב. יש לשמור את האישורים הנ"ל. רצוי לשומרם בתוכנת הנהלת החשבונות.
6. התקבול עבור חשבונית דיגיטלית שנשלחה בדואר אלקטרוני יתבצע באמצעות כרטיס אשראי, המחאה לא סחירה לפקודת שולח החשבונית או העברה בנקאית לחשבון שולח החשבונית.

להלן השלבים בהתקנה ושליחת חשבונית דיגיטלית:

שלב ראשון – הפקת קובץ חתימה

• החתימה הדיגיטלית מבוססת על קובץ המכיל את פרטי החותם (קובץ PFX).
• ישנם ספקים שונים שמציעים את השירות ליצירת הקובץ – ניתן לפנות לפריוריטי גורו לסיוע בנושא.

שלב שני – התקנת קובץ החתימה ב-Priority

• ראשית – יש לפנות לאשבל ולרכוש רישיון למודול "מסמכים ממוחשבים" (בפריוריטי-זום ללא עלות, בפריוריטי קיימת עלות, נכון ליום כתיבת מאמר זה).
• יש להעביר את קובץ ה-PFX למחשב השרת (המיקום לא משנה, למשל My Documents).
• ע"מ להגדיר את החתימה במערכת יש להריץ את התוכנית "הגדרת חתימה על מסמכי PDF" (נתיב: ניהול משרד > דואר ), לבחור את קובץ התעודה ולהזין את הסיסמא שלה.
• יש להתקין את החתימה הדיגיטלית במערכת באופן פרטני למשתמש ובאופן פרטני לכל חברה.

שלב שלישי – סיווג לקוחות המקבלים מסמכים ממוחשבים ושליחת החשבונית

ע"מ שהמערכת תפיק חשבוניות דיגטליות ללקוח עלינו לסווגו כלקוח המקבל מסמכים ממוחשבים.

ההגדרה מבוצעת באופן חד פעמי ללקוח:

• ע"מ שהמערכת תפיק חשבוניות דיגטליות ללקוח עלינו לסווגו כלקוח המקבל מסמכים ממוחשבים. ההגדרה מבוצעת באופן חד פעמי ללקוח:
  * יש לוודא שללקוח מוגדרת כתובת מייל (מסך 'לקוחות') – זוהי הכתובת אליה תשלח החשבונית החתומה.
  * במסך 'הגדרות כספים ללקוחות', תחת הכרטיסייה 'הפקת חשבונית', יש לסמן ב-V את השדה 'מקבל מסמכים ממוחשבים?'
• שליחת חשבונית חתומה מתבצעת ע"י ההפעלה הישירה 'הדפסת חשבונית' ובחירה באפשרות 'דואר אוטומטי', יש לסמן את האפשרות 'כמסמך PDF'.

הפוסט חשבונית מס עם חתימה דיגיטלית מאושרת במייל הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

1. בניסיון לבצע העברת סכומים למע"מ חו"ז מתקבלת הודעה: "לפני הרצת התוכנית יש לבצע ניתוח כרטיסים בחשבון X, תנועת יומן Y אינה מותאמת." הודעה זו תופיע אם קיימת תנועה לא מותאמת לזכות מע"מ תשומות, או לחובת מע"מ עסקאות. תנועות אלה הן בדרך כלל העברות למע"מ חו"ז שבוצעו ידנית, ללא התאמה בין הסכום שהועבר לסכומים הפתוחים במע"מ תשומות או עסקאות. עוד סיבה להווצרות תנועות לא מותאמות היא ביטול של תנועת העברה שבוצעה באופן אוטומטי. במקרה כזה, תופיע רק תנועת הביטול כתנועה לא מותאמת בחשבון מע"מ תשומות.

פתרון: במקרה של תנועת העברה ידנית, יש להתאים את תנועת ההעברה לתנועות הפתוחות בעזרת ניתוח כרטיסים, או לבטל אותה. המערכת תיצור אוטומטית את תנועת ההעברה בהרצת העברת סכומים למע"מ חו"ז. במקרה של ביטול העברה אוטומטית, יש לבצע תהליך ביטול תנועת העברה למע"מ חו"ז, המופיע בסעיף הבא.

2. ביטול תנועת העברה למע"מ חו"ז לא מבטל את ההתאמה שלה ולכן תנועת הביטול נשארת פתוחה ואילו התנועה שבוטלה עדיין מותאמת. במצב זה הסכומים בחשבון מע"מ תשומות או עסקאות לא מופיעים בתנועות הפתוחות.

כדי לבטל רישום, יש לבצע את התהליך הבא לכל תנועת העברה שיש לבטל. לאחר סיום התהליך ניתן להעביר מחדש את הסכומים למע"מ חו"ז.

1. יש להיכנס למסך יומן תנועות(כספים > הנהלת חשבונות > יומן תנועות), ולשלוף את תנועת ההעברה המבוקשת.
2. יש להריץ את התוכנית ביטול תנועת יומן (לתאריך מקור) בהפעלה ישירה מהמסך.
3. יש להיכנס למסך הבן פירוט התנועה, ולעבור לשורת חשבון המע"מ (תשומות/עסקאות/ תשומות לנכסים וכו').
4. יש לעבור לתצוגה מעוצבת (F4) וללחוץ על הלשונית התאמות.
5. יש לשמור בזיכרון (Copy) את הערך בעמודה התאמה פנימית.
6. יש להריץ את התוכנית ביטול התאמות סופיות(כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > ניתוח כרטיסים > ביטול התאמות פנימיות), ולבטל את מספר ההתאמה השמור בלבד (Paste) בחשבון המע"מ הרלוונטי.
7. יש להריץ את התוכנית הכנה לניתוח כרטיסים (כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > ניתוח כרטיסים) לחשבון הרלוונטי.
8. יש להיכנס למסך משטח עבודה לניתוח כרטיסים ולהתאים בין תנועת ההעברה המקורית לבין תנועת הביטול שלה.

הפוסט בעיות נפוצות בתהליך הגשת מע"מ ופתרונן הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

במאמר נתרכז בהגדרות והפעלת צפי תזרים מזומנים בסיסי הכולל יתרת פתיחה בחשבון הבנק, תשלומים ותקבולים עתידיים לפי המחאות לגביה ולפירעון ותנועות צפויות לפי הוצאות או הכנסות קבועות. במאמרים הבאים נוסיף הסברים על התכונות המתקדמות יותר של צפי תזרים מזומנים בפריוריטי זום ופריוריטי.

הגדרות מקדימות

1. ניתן לעדכן יתרות פתיחה מוכתבות לחשבונות הבנק במסך חשבונות בנק בשדה יתרה לתזרים מזומנים. עבור יתרה בזכות בבנק(יש כסף בחשבון…) יש לעדכן סכום שלילי, למשל, אם יש בחשבון 1000 ₪, נעדכן 1000- במסך.
2. אם אתם מחזיקים המחאות דחויות שהתקבלו מלקוחות בקופה ולא מפקידים אותן בבנק (שיקים למשמרת), יש לסמן את חשבון הבנק אליו יופקדו ההמחאות במועד פירעונן ע"י בחירתו בשדה קוד חש' בנק לתזרים בחשבון הקופה במסך חשבונות ראשיים.
3. בכדי להציג בדוח צפי תזרים מזומנים הוצאות קבועות(חשמל, משכורות, ארנונה) או הוצאות צפויות שלא נרשמו בספרים כמו החזרי הלוואות או העברות בין חשבונות, ניתן להקליד אותן במסך סכומים לצפי תזרים מזומנים. במסך יש לקבוע את סכום החובה או הזכות, תאריך ערך בו הסכום יתקבל או ישולם וחשבון הבנק אליו קשור הסכום. ניתן לסמן את הדגל תנועה חודשית כדי שהתנועה תחזור בכל חודש החל מהתאריך שנרשם. כדי להציג בדוח את החזרי ההלוואות בעמודה נפרדת, יש לעדכן בשדה סוג תנועה "הלו" עבור תנועות אלה.

הפקת הדוח

בכדי להפיק את הדוח הבסיסי בו עוסק המאמר, יש לעדכן בחלונות הקלט שלפני הפקת הדוח את הערכים הבאים:

בכדי להפיק את הדוח הבסיסי בו עוסק המאמר, יש לעדכן בחלונות הקלט שלפני הפקת הדוח את הערכים הבאים:

• קוד חשבון בנק – חשבון הבנק לו יוצג תזרים המזומנים. ניתן לבחור יותר מחשבון אחד ע"י ביצוע זום למסך, אולם אנו נסתפק בחשבון אחד בדוגמא הבסיסית.
• אופן הצגה – אנו נבחר "בנקים בלבד".
• רמת פירוט – נבחר בפירוט מלא של התנועות. ניתן להציג סיכומים של התנועות לכל תקופה ע"י בחירה מהאופציות האחרות.
• חתך זמן – נבחר בחתך "יומי" כדי לצפות ביתרות יומיות בחשבון.
• יתרות פתיחה – נבחר ביתרות מוכתבות כפי שהגדרנו בהתאם לסעיף 1 בהגדרות המקדימות.
• מטבע – יש לבחור שקלים או להשאיר ריק.
• תנועות צפויות – נסמן כדי לראות תנועות שהגדרנו במסך סכומים לצפי תזרים מזומנים
• תנועות פתוחות בבנק – נסמן כדי לראות תנועות בחשבון הבנק בספרים שלא הותאמו לדפי הבנק.
• להוסיף איחור בתשלום – לא רלוונטי לדוח הבסיסי.
• הצגת תאריכים קודמים – סימון העמודה יציג בשורה אחת לכל סוג תנועה את סה"כ ההשפעה של התנועות עם תאריך ערך הקודם לתאריך שהגדרנו כתאריך התחלה.

הסבר על הדוח שהתקבל

השורה הראשונה בדוח תהיה יתרת הפתיחה המוכתבת שהגדרנו בחשבון הבנק. אם סימנו את פרמטר הקלט הצגת תאריכים קודמים, השורות הבאות יציגו את יתרת הסגירה בחשבון הבנק והחשבונות הקשורים(חשבונות להם הגדרנו קוד חשבון בנק לתזרים בסעיף 2 בהגדרות) לתאריך תחילת הדוח.

בעמודות הדוח אנו רואים עבור כל תנועה את החשבון המעורב מצד הבנק – חשבון הבנק, הקופה או חשבון המחאות לפירעון. בעמודות הבאות נוכל לראות קישור לתנועת היומן ואת האסמכתא מהתנועה. העמודה סכומים לקבל תציג תנועות בחובה בחשבון הבנק והמחאות דחויות לגביה הנמצאות בקופה.

העמודה סכומים לשלם תציג תנועות בזכות בחשבון הבנק(המחאות דחויות לפירעון) או המחאות לפירעון מחשבון המחאות לפירעון הקשור לחשבון הבנק. העמודות צפויות לקבל וצפויות לשלם יציגו את הסכומים שהגדרנו במסך סכומים לצפי תזרים. העמודה הלוואות לשלם מציגה תנועות צפויות שהגדרנו בסעיף 3 בהגדרות וקבענו להן סוג תנועה "הלו"

בעמודת הדו"ח האחרונה ניתן לצפות בהתפתחות היתרה בחשבון הבנק ולקבל החלטות על העברת סכומים אל או מהחשבון.

הפוסט צפי תזרים מזומנים בסיסי בפריוריטי ופריוריטי זום הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.

יש להיכנס למסך הגדרות מע"מ (כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים) במסך זה יוצגו קודי המע"מ שהוגדרו מראש ע"י המערכת וכן קודי מע"מ שייצרתם לעצמכם, כמו למשל מע"מ שטחים.

במסך הבן שיעורי מס תחת הקודי המס הרלונטים (מע"מ תשומות, מע"מ עסקאות ומע"מ תשומות לנכסים) יש לעדכן בשורה חדשה את אחוז המס החדש לקבוצת מס כללית ואת תאריך הכניסה לתוקף של אחוז המס החדש.

חשוב לזכור, עבור סוגי תנועה שהוגדרו ידנית על ידכם, יש ליצור סוגי תנועה חדשים עם שיעור המע"מ החדש. אם סוגי התנועה קושרו לספקים יש לקשר את סוגי התנועה החדשים החל מתאריך הכניסה החדש. שימו לב לא להשתמש בסוגי התנועה החדשים עבור חשבוניות ספק בתאריכים הקודמים לתאריך החדש.

חשוב מאוד! אין לעדכן את אחוז המס בשורה הקיימת כדי לא לפגוע בחישוב המע"מ לחשבוניות ספק ישנות שיוקלדו לאחר תאריך שינוי המע"מ.

לעדכון מחיר כולל מע"מ במחירוני לקוח (תצוגה) יש להיכנס למסך מחירוני לקוח ולהריץ את ההפעלה הישירה "עדכון מחיר לפי מע"מ".

שאלות בנושא ניתן להפנות אלינו באמצעות הפורום באתר, בטלפון 073-7373022 או בדף הפייסבוק שלנו

הפוסט שינוי שיעור המע"מ בפריוריטי ופריוריטי זום הופיע לראשונה ב-פריוריטי גורו - PRIORITY GURU.