זה לא סוד שכיום זמן הוא הדבר החשוב והיקר ביותר לכל ארגון ולמרות זאת, ארגונים רבים המשתמשים במערכת פריוריטי עדיין מבזבזים שעות יקרות על הזנת נתונים ידנית, אישור מסמכים במיילים אינסופיים ומעקב סיזיפי אחרי סטטוסים.
כאשר מדובר על אוטומציה עסקית בפריוריטי חשוב להבין שזו כבר מזמן לא פריבילגיה של תאגידי ענק וחברות גדולות אלא חלק בלתי נפרד מכל ארגון לצורך ייעול תהליכים עסקיים.
הבשורה הטובה היא שבעזרת כלי הBPM המובנים במערכת, ניתן להפוך תהליך מייגע לאוטומטי כמעט ב5 דקות של הגדרה. בואו ללמוד איך לעשות את זה כמו שצריך.
איך לעשות אוטומציה עסקית בפריוריטי – השיטה המהירה
כדי ליישם ייעול תהליכים בפריוריטי אנחנו לא צריכים לכתוב שורות קוד מורכבות. כל מה שצריך לעשות הוא להשתמש בחוקים עסקיים ובתרשימי זרימה רלוונטיים.
אוטומציה עסקית מומלצת מתחילה בזיהוי צווארי בקבוק. היכולת להבין איפה העובדים שלכם עוצרים ומחכים לאישור, איפה מתבצעת הקלדה כפולה ועוד.
ברגע שמזהים את הנקודה, מגדירים ב-BPM את הסיטואציה, למשל: שינוי סטטוס מסמך ופעולה כמו שליחת מייל, הדפסת דוח או שינוי שדה אחר. להלן מספר דוגמאות:
| תהליך עסקי | המצב לפני (ידני) | המצב אחרי (אוטומטי) | התוצאה בשורה התחתונה |
|---|---|---|---|
| אישור הזמנות רכש | הדפסת PDF, שליחה במייל והמתנה לאישור המנהל. | התראה אוטומטית לנייד של המנהל ואישור בלחיצת כפתור. | קיצור זמן הטיפול מיומיים ל-30 שניות. |
| הפקת חשבוניות מס | מנהלת חשבונות מפיקה ושולחת ידנית כל חשבונית ללקוח. | הפקה ומשלוח אוטומטי במייל ברגע סגירת תעודת המשלוח. | חיסכון של שעה יומית ואפס טעויות הקלדה. |
| ניהול לידים חדשים | העתקה ידנית של פרטי לקוח מאקסל או מהאתר לתוך הפריוריטי. | העברת לידים ישירה למערכת ופתיחת משימה מיידית לנציג. | שיפור דרמטי באחוזי הסגירה בזכות מענה מהיר. |
למה BPM בפריוריטי חשוב לארגון שלכם?
יישום של תהליכי אוטומציה עסקית עם תוכנה לניהול עסק כמו פריוריטי בארגון בעזרת כלי ה-BPM מאפשר לכם לנהל את העסק בשיטת ניהול לפי חריגים.
במקום לבדוק שכל חשבונית יצאה תקין, המערכת תתריע לכם רק אם משהו השתבש. למערכת זו מגוון של יתרונות שיכולה לסייע לכל ארגון, קטן או גדול ולכן לפני שמטמיעים אותה חשוב להבין מהם היתרונות:
- לא תשכחו דבר – המערכת משמשת כ-תוכנה לניהול מלאי, לא שוכחת לשלוח מייל לספק או לעדכן מלאי.
- אחידות – כל העובדים עובדים על סמך אותו פרוטוקול מובנה במערכת.
- מידע בזמן אמת – המנהלים מקבלים את תמונת המצב המדויקת בזמן אמת ללא שום צורך בהפקת דוחות ידניים אלו ואחרים שעלולים לבלבל את התהליך הארגוני.
הצעד הראשון שלכם מתחיל כאן
כדי להתחיל אוטומציה עסקית בפריוריטי בחרו תהליך אחד פשוט. למשל, הודעת SMS אוטומטית ללקוח כשההזמנה שלו מוכנה.
הגדירו אותו בתוך מסכי ה-BPM ותראו איך תוך דקות המערכת מתחילה לעבוד עבורכם, ולא אתם עבורה.
אוטומציה היא לא יעד, היא הדרך להפוך את הארגון שלכם לחכם, מהיר ורווחי יותר.
כאשר אתם מלווים על ידי המומחים, אתם יכולים להיות רגועים
כל ארגון כיום יודע שלהתנהל לבד ברמה הדיגיטלית זה לא צעד אפקטיבי.
גם אם אתם מאד מעורים בטכנולוגיה, כאשר אתם מנהלי הארגון אתם תרצו להמשיך ולנהל את הארגון בזמן שהידיים המקצועיות הטובות ביותר ממשיכות לתפעל את המערך הדיגיטלי והטכנולוגי של העסק.
הדבר הטוב ביותר הוא ליווי מקצועי על ידי צוות מומחים. יזמקו גורו כאן עבורכם עם ניסיון, וותק, ידע וצוות מקצועי שמחכה לסייע לכם.
הצוות שלנו כולל מומחים בעלי ניסיון רב במערכות מידע, תהליכים ארגוניים וניהול פרויקטים, המעניקים לכל לקוח פתרון מותאם לצרכיו. לצד התמחות מעמיקה ב־Priority, אנו מטמיעים גם את Zoho CRM לניהול קשרי לקוחות, מכירות, שירות ושיווק, ומאפשרים חיבור חכם בין מערכות הליבה של הארגון לבין תהליכי הלקוח.
צרו עמנו קשר עוד היום, ביחד נצעיד את הארגון שלכם קדימה, כי אסור שתישארו מאחור.
שאלות נפוצות: ייעול בעזרת אוטומציה לעסקים בפריוריטי
מהו היתרון המרכזי של יישום אוטומציה לעסקים בפריוריטי עבור ארגונים וחברות?
היתרון המרכזי של אוטומציה עסקית בפריוריטי הוא היכולת להחליף משימות ידניות ושוחקות בתהליכים ממוחשבים שרצים ברקע, מה שחוסך זמן יקר לעובדים, מונע טעויות הקלדה ומייעל את זרימת המידע בין מחלקות הארגון.
אילו תהליכי עבודה יומיומיים נהוג להחליף בעזרת כלים של אוטומציות עסקיות בפריוריטי?
דוגמאות נפוצות של יישום פריוריטי כוללות הפקה ושליחה אוטומטית של חשבוניות ללקוחות, סבבי אישור ממוחשבים (BPM) להזמנות רכש, והקפצת התראות למנהלים כאשר המלאי יורד מתחת למינימום המוגדר.
