תוכנת הנהלת חשבונות כפולה – טעויות נפוצות בבחירת מערכת
עולם הניהול הפיננסי של העסקים מודרניים מצריך דיוק ברמה גבוהה, סדר מופתי ועמידה בסטנדרטים מחמירים של רשויות המס.
עבור חברות בע"מ ועסקים בעלי היקפי פעילות משמעותיים, תוכנת הנהלת חשבונות כפולה היא לא רק תיעוד של הכנסות והוצאות, אלא תשתית שלמה לקבלת החלטות ניהוליות.
בלב התשתית הזו עומדת שיטת הנהלת החשבונות הכפולה, גישה חשבונאית ותיקה ומבוססת המבטיחה כי לכל תנועה כספית יהיה תיעוד מלא ומאוזן.
שיטה זו מאפשרת בקרה מדויקת על מצבו הפיננסי של העסק, זיהוי מוקדם של חריגות וניהול סיכונים יעיל יותר.
באמצעות תוכנה ייעודית ניתן להפיק דוחות כספיים, מאזן ורווח והפסד בצורה מסודרת ובהתאם לדרישות החוק.
שילוב הנהלת חשבונות כפולה כחלק ממערך הניהול מסייע לבעלי עסקים לפעול בשקיפות, לשמור על יציבות פיננסית ולקבל החלטות מושכלות המבוססות על נתונים אמינים ועדכניים.
תוכנת הנהלת חשבונות כפולה – למי זה מתאים?
כאשר אתם בוחרים תוכנת הנהלת חשבונות כפולה חשוב לקחת בחשבון את השיקולים הנכונים.
עבור חברות בע"מ יישום פריוריטי הוא צעד חכם מאד שלא קשור בכלל למחזור המכירות של החברה.
כמו כן, יצרנים, סיטונאים, קמעונאים ונותני שירותים שעוברים תקרת הכנסות מסוימת מחויבים לעבור לשיטה זו כדי להבטיח רמת פירוט שתאפשר ביקורת אפקטיבית.
נותני שירותים שהכנסתם השנתית עולה על סכום של כ-2.15 מיליון ש"ח מחויבים על פי חוק לנהל רישום כפול.
המעבר להנהלת חשבונות שהינה כפולה מסמן לרוב את צמיחתו של העסק והפיכתו לארגון מסודר יותר.
היא מאפשרת ניהול מלאי מדויק, מעקב אחר התחייבויות לספקים וגבייה מסודרת מלקוחות.
אלמנטים אלו הופכים לחשובים ביותר ככל שהיקף הפעילות גדל והשליטה הידנית בנתונים הופכת לבלתי אפשרית.
תוכנת הנהלת חשבונות כפולה בשילוב ענן – השילוב המושלם
היתרון המרכזי של שימוש בתוכנה ייעודית להנהלת חשבונות כפולה הוא האמינות הגבוהה של הנתונים והיכולת למנוע הונאות או טעויות אנוש.
היכולת לזהות טעויות באופן אוטומטי בזכות אי איזון בין צדי המאזן חוסכת זמן יקר ומונעת נזקים כספיים כבדים שעלולים להתגלות רק בדיעבד.
מעבר לכך, המערכת מאפשרת מעקב הדוק אחר תזרים המזומנים שהוא כידוע עורק החיים של כל עסק, קטן כגדול.
כיום תוכנת הנהלת חשבונות היא לא רק כלי לתיעוד היסטורי של פעולות העבר, אלא פלטפורמה טכנולוגית מתקדמת המסייעת בניהול השוטף.
אחת התכונות החשובות ביותר כיום היא התאמה מלאה לרפורמות הדיגיטליות של רשות המיסים ובראשן מודל הקצאת חשבוניות בזמן אמת.
מערכת שאינה מעודכנת ברגולציה המקומית עלולה לגרום לעסק לעבור על החוק או לאבד זיכויי מס משמעותיים.
בנוסף המעבר לפתרונות ענן ובכלל תוכנת הנהלת חשבונות כפולה המתאימה גם לטכנולוגיה החדשנית של היום שינה את עולם הנהלת החשבונות.
מערכות ענן מציעות נגישות מלאה מכל מקום ובכל זמן, ללא צורך בהתקנות מקומיות מסורבלות.
היתרון לא מסתכם רק בנוחות, אלא גם באבטחת מידע וגיבוי אוטומטי המבטיחים שהנתונים הפיננסיים הרגישים ביותר יישמרו מכל משמר.
עבודה בענן מאפשרת שיתוף פעולה הדוק ויעיל יותר עם רואה החשבון של החברה שיכול לגשת אל הנתונים באופן שוטף ולספק ייעוץ עסקי שהינו מבוסס נתונים בזמן אמת.
אוטומציה והתממשקות למערכות חיצוניות
היכולת להתממשק למערכות חיצוניות היא יכולת חשובה מאד לצמצום העבודה הידנית ולמניעת טעויות הקלדה. רכישת תוכנה לניהול עסק והנהלת חשבונות בענן מצריכה בדיקה מקיפה.
התוכנות החדשניות יותר כיום מציעות חיבור ישיר אל חשבונות הבנק, אל מערכות סליקת כרטיסי אשראי ואל אתרי סחר אלקטרוני.
תהליך זה מאפשר התאמות בנקים אוטומטיות כך שהמערכת יודעת לשייך כל תקבול בבנק לחשבונית המתאימה ללא התערבות אנושית.
שילוב של אפליקציות לנייד המאפשרות צילום מסמכים והעלאתם ישירות למערכת, יחד עם דוחות ניהוליים ויזואליים, מעניק למנהלים את הגמישות הנדרשת.
הגישה המיידית למידע מאפשרת לקבל החלטות מבוססות נתונים כמו למשל האם לאשר רכישה גדולה או מתי לשלם לספקים בהתבסס על תחזית תזרים מדויקת המופקת מהמערכת בלחיצת כפתור.
טעויות נפוצות בתהליך בחירת המערכת
למרות החשיבות הרבה לבחירת מערכת נכונה ומתאימה עסקים רבים עדיין מבצעים טעויות קריטיות בעת בחירת התוכנה.
הטעות הנפוצה והמסוכנת ביותר היא בחירת מערכת שהינה מורכבת מדי לצורכי העסק.
ארגונים רבים, בעיקר בינוניים בגודלם, נוטים לפעמים להתפתות למערכות ניהול משאבים ארגוניות רחבות וגדולות מדי מה שמוביל לסרבול תפעולי, עלויות הטמעה גבוהות וקושי של העובדים להסתגל אל ממשק שאינו מותאם לצרכים היומיומיים שלהם.
מנגד, ישנן חברות שבוחרות תוכנה פשוטה מדי שאינה כוללת אוטומציות הכרחיות ובכך הן גורמות למחלקת הנהלת החשבונות לעבוד שעות רבות יותר.
תוכנת הנהלת חשבונות כפולה חוסכת לא מעט שעות עבודה ומאפשרת יכולות שאין בתוכנות אחרות.
יש לזכור שכל עסק פועל בסביבה ייחודית והתעלמות מצורכי הנישה היא טעות שעלולה לעלות ביוקר לטווח הארוך.
תוכנה שמתאימה לניהול משרד לא בהכרח תתאים למפעל ייצור הזקוק לניהול מלאי מורכב, או למסעדה שצריכה להתמודד עם פחת וחומרי גלם.
לפני רכישת מערכת חשוב מאד לוודא שמערכת, כמו מערכת פריוריטי אכן מציעה פתרונות ספציפיים המתאימים לענף הפעילות שלכם ושהיא גמישה מספיק כדי לצמוח יחד עם העסק.
מגיע לכם את הליווי הטוב ביותר
עולם החשבונאות נמצא בתהליכי שינוי מתמידים ורכישת תוכנה שאינה זוכה לעדכונים שוטפים היא סיכון מיותר.
מערכת שאינה תומכת בעדכוני המס האחרונים עלולה להוביל לקנסות כבדים ולבעיות מול רשויות החוק.
בחירה בהטמעת תוכנת הנהלת חשבונות כפולה מבוססת ענן ובעלת גב טכני חזק, תהפוך את הנהלת החשבונות מכורח בירוקרטי לאמצעי עסקי נוח ואפקטיבי שעובד בשבילכם ומקדם את הארגון ליציבות ולצמיחה.
חברת יזמקו גורו מתמחה ביישום והטמעת מערכות Priority ERP ו-Priority Zoom ומעניקה פתרון שלם הכולל אפיון ופיתוח תוספות תוכנה, ניהול פרויקטים וייעוץ מקצועי לייעול מערכות המידע בארגון.
צרו קשר כעת, נשמח להעניק לכם שירות.
שאלות נפוצות בנושא תוכנת הנהלת חשבונות כפולה
מהי הנהלת חשבונות כפולה?
שיטה חשבונאית שבה כל פעולה רשומה בשני צדדים: חובת וזכות, כדי לשמור על איזון נכון של הספרים.
איך תוכנה לניהול חשבונות כפולה עובדת?
התוכנה מקליטה כל עסקה בשתי רשומות (באמצעות חושבים דבייט / קרדיט), ויוצרת דוחות תקינים.
